Uso

1. Conciliación manual

Hay que situarse en el Plan de Cuentas para determinar que cuenta de tipo auxiliar vamos a conciliar.

Dentro de la ficha de la cuenta contable hay que ir a “Conciliación” dentro del apartado “Cuenta”:

Una vez dentro de la página de conciliación el sistema permite marcar/desmarcar aquellas líneas que se quieren conciliar de manera manual. (Procesos > Marcar/Desmarcar).

Las líneas marcadas para su conciliación adquieren un color azul verdoso:

Se observa que una vez marcadas las líneas el importe a conciliar de las mismas aumenta. Importante que el “Saldo Marcado” sea 0, de lo contrario, cuando se intente finalizar la conciliación el sistema devolverá un error.

Una vez que estén marcados los movimientos a conciliar se debe “registrar” la conciliación. Para ello hay ir a “Procesos > Conciliar”. Una vez conciliado estas líneas pasan a tener un color verde y, si el importe de la línea está totalmente conciliado, desaparecerá la marca de “pendiente”.

2. Proceso de conciliación automática

2.1 Configuración

El proceso de conciliación automática está diseñado para ser configurado CUENTA a CUENTA. El usuario puede así determinar qué proceso automático desea usar en cada cuenta.

En la ficha de la cuenta contable se han añadido las siguientes opciones:

La opción “Conciliar sólo por importe exacto” es una condición que afecta a las tres opciones de la izquierda. En el caso de que se active no permitirá conciliar si el importe de las líneas encontradas es distinto de CERO.

• Conciliar por documento vs documento externo: El sistema trabaja con las casillas Nº de documento y Nº de documento externo. Primero toma el nº de documento de una línea e intenta buscarlo como Nº de documento externo de otras. Si encuentra coincidencias las concilia.

Esta opción está pensada para aquellos clientes que tengan el PMS con AVALON dado que permite conciliar automáticamente la cuenta de Facturas pendientes de recibir conciliando facturas con albaranes..

• Conciliar por documento: Busca líneas en las que coincida la casilla Nº de documento. En caso que existan casillas con el mismo número de documento, el sistema las concilia entre sí.
• Conciliar por documento externo: Se basa en el mismo proceso que el campo anterior pero bajo el campo nº documento externo.
• Conciliar por importe: Busca importes exactos para conciliarlos entre sí.

2.2 Ejecución del proceso

Una vez configurada la cuenta contable hay que ejecutar el proceso desde la página de “conciliación”. Hay que hacer click en Procesos > Automático y aparecerá la siguiente ventana:

Por defecto el sistema hará la conciliación tomando la configuración anteriormente realizada. En el caso de que el usuario quiera condicionar el proceso de conciliación debe marcar el campo NO TENER EN CUENTA LA CONFIGURACION. De esta forma el sistema le permitirá modificar qué configuración concreta quiere usar para esta ejecución del proceso.

Una vez lanzado, el sistema te devuelve un mensaje con el número de movimientos que se han conciliado:

Además, marcará los movimientos como “conciliados automáticamente”:

En el caso de que se detecte una conciliación errónea siempre se podrá usar la opción de desconciliar.