Configuración
1. Configuración previa
1.1 Perfil de envío de documentos
Primero de todo se debe definir los perfiles de envío de documentos que se quieren usar. Esta parte es una funcionalidad del sistema estándar y permite configurar cómo se debe tratar el documento cuando se pulsa sobre la opción de enviar:
En el ejemplo se muestra una configuración para envío de correo electrónico, pero se puede configurar para que imprima, imprima y envíe, etc.
La opción de combinar documentos sólo es viable para cuando se configura para que envíe correo electrónico. En el caso de seleccionar varios documentos de un listado y ejecutar la acción de “enviar por correo electrónico” el sistema adjunta un único PDF que contiene todos los documentos. En caso de no activarlo envía tantos PDFs como documentos se hayan seleccionados.
Si se elige enviar por correo electrónico previamente se ha de tener configurada una cuenta de correo para poder realizar el envío.
2. Configuración del producto
2.1 Introducción
El producto consta de dos ventanas de configuración, una para clientes y otra para proveedores y ambas configuraciones tienen las mismas opciones. La ventana de configuración se llama “Acción documento registrado cliente/proveedor”:
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CAMPO |
Descripción |
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Cód cliente |
Indica el código de cliente |
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Nombre de cliente |
Nombre de la ficha de cliente |
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Tipo de documento |
Tipo de documento para el que se está configurando la acción |
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Perfil de envío de documento |
Qué perfil configurado se quiere asociar a cada línea |
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Al registrar |
Índica si se desea que la acción definida en el perfil de envío de documento se ejecute al Registrar el documento. |
2.2 Configuración básica
Esta configuración se debe realizar si:
- Si se desea que el perfil de envío se ejecute al registrar
- O si se desea que se ejecute un perfil según el tipo de documento
- O ambas a la vez
Se debe definir para cada cliente y tipo de documento el perfil de envío que se desea ejecutar y si se quiere que se ejecute al registrar.
Si se desea configurar un perfil para un documento para TODOS los clientes, basta con dejar el campo “cód. cliente” en blanco.
2.3 Configuración avanzada
Esta opción de configuración es interesante si se quiere utilizar una gestión de destinatarios más avanzada para gestionar con los correos electrónicos:
- Usar un destinatario diferente según el documento registrado
- Usar varios destinatarios
- Usar destinatarios alternativos
- Definir si el contacto lo recibe como CC, CCO, etc.
En este punto entran se ha de hacer uso de los CONTACTOS.
Se deben crear los contactos asociados a la empresa, indicando el correo electrónico de cada uno de ellos. En cuanto a las opciones que existen en esta ventana son:
- Contactos: muestra la lista de contactos existentes para el cliente seleccionado en la línea.
- Contactos Acción: Para el tipo de documento de la línea seleccionada, muestra los contactos que recibirán el correo cuando se registre ese tipo de documento.
- Asignar acción a todos los contactos: Es un proceso que añade a todos los contactos existentes del cliente como destinatario del tipo de documento de la línea seleccionada.
Dentro de la tabla de contactos, existe la opción de “Configuración correo documentos registrados”
Dentro de esta ventana se encuentran las opciones envío de correo: si se quiere enviar como Para, CC, CCO y si se quiere usar un correo alternativo.
Por último, en el histórico de facturas de venta se encuentran 3 opciones dentro de la pestaña de “Imprimir y enviar”. Para ejecutar la configuración anterior de forma manual, sólo se ejecutará con la acción de “enviar”.
