CRH: Registros por documento AVALON
1. Factura de hotel
Con este tipo de documento pueden llegar FACTURAS de venta, ABONOS de venta y ANTICIPOS FACTURADOS ya que estos últimos no dejan de ser facturas.
El nº de documento llega directamente desde AVALON, según su código de hotel y el nº de serie de la factura configurado en AVALON.
1.1 Factura y abono de venta
En este caso esto es una factura:
La factura se forma como tipo "cuenta" y usa la cuenta de “mano corriente” seleccionada en la configuración de Hotel dentro de “configuración PMS”.
El abono sería igual, pero tienen una particularidad de que pueden, o no, liquidar la factura original. Esto dependerá de si la información se recibe desde el programa PMS.
1.2 Anticipos facturados
2. Anticipos
Este tipo de documento hace referencia a los anticipos NO FACTURADOS. El movimiento que llega a NAV es un diario.
Para generar el asiento el sistema toma los datos de:
- Grupo registro cliente
Se debe crear un nuevo grupo registro cliente “anticipo” cuya cuenta de cliente sea la cuenta de anticipos. Luego hay que asociar este nuevo grupo contable en la columna “grupo contable cliente anticipo” de la línea que se desee.
En este ejemplo, se ha asociado a la cuenta AGENCIA, el “grupo contable cliente anticipo” ANTICIPOS. De esta forma podemos asociar una cuenta contable según si el movimiento es un anticipo o no.
La pregunta es: ¿CÓMO SE PUEDE SABER SI UN MOVIMIENTO ES ANTICIPO O NO?
Para eso se ha creado en las líneas de diario una marca que se llama “Mov Anticipo”. Si está activada, el sistema busca la cuenta asociada al “GRUPO CONTABLE CLIENTE ANTICIPO”. De lo contrario usará la cuenta cliente habitual.
Ejemplo:
Como se observa en el ejemplo, al estar marcada la casilla “mov anticipo” el sistema hace uso de una cuenta de anticipos (43800000).
Además, con esta particular forma de tratar los anticipos conseguimos saber, a través del campo “código de procedencia”, a qué cliente pertenece cada anticipo. Muy útil cuando se quiera conciliar la cuenta de anticipos.
En la configuración del PMS, en el apartado de CONCEPTOS se suele encontrar uno que hace referencia a “anticipos”. El uso de la cuenta contable asignada al concepto sólo se da cuando, desde AVALON, se crea una línea de manera MANUAL a la que se le asigne el concepto.
3. Producción
La producción se traduce como un asiento contable que se registra a través de un diario. El sistema usa las cuentas asociadas a los centros productivos y usa como contrapartida la cuenta asignada como “Mano Corriente” tratada en el punto 1.
Las cuentas contables están configuradas en:
- Cuentas de ingreso: Dentro del apartado “centros productivos” en la configuración PMS.
4. Pago
Para BC el concepto PAGO es utilizado tanto para “pagos” como para “cobros”. Estos tipos de documento recogen los cobros que se hacen a los clientes AGENCIAS.
El sistema monta un asiento contable donde automáticamente, con la información recibida del programa de Hotel, se liquidan las facturas pendientes.
La información recibida nos indica el cliente, las facturas que se liquidan y el banco por el que se cobra.
Las cuentas que componen el asiento del documento PAGO están definidas en:
- Por un lado, el grupo contable del cliente con el que se trabaja. (NOTA: Aquí cabe recordad que existe la posibilidad de que lo que se esté cobrando sea un anticipo y por tanto el asiento tenga su marca correspondiente y use la cuenta anticipo).
- Por otro lado, el grupo contable asociado a la ficha contable de la ficha de banco indicada en el documento de PAGO que llega desde AVALON
5. Caja
Las cajas recogen la información de las cajas de hotel. El número de documento de la caja se forma teniendo en cuenta:
- 3 primeros caracteres: el ID de Hotel configurado dentro de la parte de HOTEL en la configuración PMS.
- 3 caracteres de ID Caja:
- Fecha de la caja en formato anglosajón: AAAAMMDD
A modo de ejemplo:
Dicho esto, las CAJAS se registran en BC como un asiento contable que recoge los movimientos realizados en las cajas de AVALON durante el día. Hasta que no se cierre la caja desde AVALON el sistema no puede importarla.
Las cajas liquidan directamente las facturas informadas por AVALON. Por tanto, antes de poder registrar en contabilidad una caja, TODAS las facturas que se tratan en dicha caja deben estar registradas en contabilidad.
Ejemplo de un asiento de caja:
En la contabilización de las cajas intervienen 3 configuraciones que se encuentran en la Ficha Configuración PMS: Cajas, Conceptos y Tipos de Cobro:
- Cajas: de esta configuración tomará la cuenta contable o ficha de tesorería que se use para registrar el importe del día siempre que sea efectivo.
- Conceptos: hacen referencia al motivo por el cual se mueve el dinero de caja. Según el concepto utilizado, el sistema buscará la información en el apartado conceptos de caja para asignar al asiento la cuenta configurada.
- Tipos pago: cuando el pago o cobro no es en efectivo y por tanto no use la cuenta propia de a caja, se usan estas cuentas para definir la cuenta origen/destino del asiento.
Si se desea usar la misma cuenta contable configurada en la propia caja, bastaría con dejar la información de la cuenta en blanco.
6. Albarán
Cabe recordar toda la parte de almacenes se lleva desde AVALON, en Business Central se registran los movimientos de los albaranes a través de un diario.
El asiento que se genera, por normal general, hace uso de las cuentas de gastos y de la cuenta de “facturas pendientes formalizar”.
Las cuentas de gastos que se usan son las recogidas en la configuración de registro general. Debe existir una combinación para cada SUBFAMILIA de AVALON. En Business Central las subfamilias se recogen bajo el Grupo Contable Producto General.
La contrapartida, es decir, la cuenta de Facturas pendientes de recibir se recoge de la tabla Grupo Registro Proveedor
Con esta información el asiento final quedaría:
Para mayor información, el nº de documento externo se rellena con el dato correspondiente al número de albarán del proveedor
7. Factura de compra
Estos documentos recogen las facturas que se generan en AVALON una vez facturados los albaranes.
Las facturas se realizan sobre el proveedor indicado en el fichero recibido de AVALON las cuenta usada en las líneas es la que se configuró para los albaranes: Cuenta facturas pendientes de recibir. De esta forma la cuenta de facturas pendientes de recibir se va neteando conforme se facturan los albaranes.
Contablemente, en el campo nº de documento externo, se introduce el nº de albarán propio. Esto facilita la conciliación de la cuenta contable.
8. Inventario
Según el método de valoración definido en la ficha de configuración PMS el sistema trabajará de una forma u otra:
- Todas las operaciones: Para ello se deben registrar todos los documentos relacionados con almacén:
- Transferencia
- Regularizaciones
- Mermas y roturas
- Producción compra
- Consumo TPV (si existe)
Con este método el sistema registra cada uno de los movimientos realizados en AVALON diariamente.
- Variación de existencias: Este método simplifica el asiento de cierre de almacén reduciéndolo a un sólo asiento contable que contabiliza el cierre del recuento de almacén realizado en AVALON.
Desde AVALON se recibe información relativa a:
-
- Stock teórico: Compras +/- Traspasos - Mermas y Roturas +/- Regularizaciones - Producción compra - Consumo TPV.
9. Producción compra
Estos documentos recogen, a través de un diario, aquellos ajustes que se hacen en AVALON sobre los ALBARANES de compra antes de ser facturados. Las cuentas usadas son aquellas configuradas dentro del apartado producción de compra en la configuración de inventario:
La cuenta de contrapartida vuelve a ser la configurada en grupo registro proveedor:
En el ejemplo a continuación, la cuenta de gasto para albaranes de compra está configurada como una cuenta de existencias:
10. Factura de venta
Este tipo de documento se puede producir bajo dos casuísiticas:
- Traspaso entre almacenes de diferentes hoteles que pertenecen a distintas empresas fiscales. En tal caso es como una venta de mercaderías y el sistema haría uso de las cuentas de ventas configuradas en configuración registro general:
- Cuando existe traslados de clientes de un hotel a otro pero que pertenecen a distintas empresas fiscales.