MÓDULO DE FACTURACION RECURRENTE DYNASOFT

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Introducción

BC trata la Facturación recurrente a través del módulo de ventas y se han desarrollado nuevas funcionalidades para mejorar este proceso.

Se entiende por Facturación Recurrente aquella factura que se envía al mismo cliente repetidas veces durante un periodo de tiempo determinado.

Este desarrollo tiene como objetivo generar Facturas de forma periódica en base a los contratos firmados con los clientes. Las características de este producto frente al estándar son:

• Permite definir una facturación concreta para cada cliente con conceptos de facturación específicos. 
•  Se puede asignar una frecuencia mensual (1M) o anual (1Y).
• Se puede controlar la fecha de la siguiente factura.
• Se puede asignar un código de fraccionamiento.
• Se puede ver la fecha y nº de la última factura creada.
• Se puede asignar un proyecto a las líneas.
• Se puede enviar un correo electrónico de forma automática a los clientes al registrar las facturas.
• Se puede programar una cola de proyecto para que cada mes se generen las facturas correspondientes (y enviar un resumen del estado de dicho proceso a una cuenta de correo).
• Actualmente está integrado con el SII. Se han añadido campos a las líneas como pueden ser, claves de regímenes especiales, catastro, situación de la propiedad, etc. 

MENU PARA FACTURACION RECURRENTE

Disponemos de las siguientes opciones en el menú de inicio del rol "Administrador Contabilidad".

• Líneas de venta recurrentes: el sistema muestra las líneas generadas.
• Clientes de facturación recurrente: muestra los clientes configurados para generar facturación.
• Facturas recurrentes: lista de Facturas de venta generadas y no registradas.
• Facturas recurrentes registradas: lista de Facturas de venta registradas en contabilidad

Como se verá más adelante el contrato estará formado por la combinación
  - CLIENTE + LINEAS VENTA RECURRENTE 
  - LINEAS VENTA RECURRENTE 
  - COD. CONTRATO (condiciones facturación) + LINEAS A FACTURAR EN CONTRATO.

CONFIGURACION FACTURACION RECURRENTE

FICHA DE CLIENTE

Esta sería la composición de un contrato de cliente. 

Desde el cliente podemos crear el contrato que relaciones el Cliente con los Servicios a facturar.

Para ello nos situaremos en el punto "Relacionado" de la cinta de opciones y, en el grupo "Ventas" seleccionaremos "Líneas de venta recurrentes.

No confundir con "Líneas de Venta Periódica" 

En la siguiente pantalla se incluyen las condiciones generales del contrato, estas condiciones se identifican con el campo "Código de Factura Recurrente (Contrato)". Más abajo se estudian los distintos campos que se pueden configurar en el contrato.

A partir de aquí incluimos las líneas a facturar desde "Líneas de Venta" >> "Ficha"

FICHA DE CODIGO VENTA RECURRENTE

Esta acción abrirá la "Ficha de venta recurrente", donde se indican las líneas de facturación relacionadas con el cliente.

CODIGOS DE VENTA RECURRENTE

El sistema nos permite configurar los códigos de venta donde se definen los servicios y productos que necesitamos facturar. Estos códigos se relacionan con las FICHAS DE CLIENTE.

Además en estas líneas de código se permite definir los parámetros que se relacionan a continuación.

Código	Se elige el código estándar que se va a usar para configurar la línea.Frecuencia: FRECUENCIA TEMPORAL del documento. Fecha factura inicial: Fecha de inicio de la facturación
Fecha última factura	Fecha de la última factura registrada.
Fecha siguiente factura	La ofrece el sistema según la frecuencia y la fecha última factura. Se puede modificar manualmente.
Válido desde	este dato está ligado al campo ‘Renovación Automática’ que si está marcado el sistema calcula de forma automática la fecha del campo ‘Valido Hasta’. El campo ‘Valido Hasta’ deja de ser editable. Este campo no se puede completar si coincide con la Fecha de la Siguiente Factura. Siempre debe tratarse de una fecha posterior.
Válido hasta	fecha que condiciona la generación de las facturas recurrentes. Si la Fecha de la Factura de este contrato supera la Fecha de este campo,el sistema no generará la facturas de venta.
Renovación Automática	al pulsar esta opción el sistema calcula para ese contrato las fehas Valido Desde y Valido Hasta con la siguiente fórmula: Valido Desde = Valido Hasta + 1 Dia. Crea un nuevo periodo válido de forma automática. El sistema comprueba que las fechas de validez sean superiores a la SIGUIENTE FECHA FACTURA. El campo ‘Valido Hasta’ se hace no editable  y se calcula la fecha en base al dato del campo ‘Valido Desde’. Cuando el sistema detecta que se ha terminado el periodo válido de facturación para el contrato el sistema propone de forma automática el próximo periodo de facturación en función de la FRECUENCIA estipulada.
Cód términos de pago y formas de pago	calculo del vencimiento y generación de recibos.
Código de fraccionamiento	por si es necesario fraccionar el ingreso a lo largo de los meses.
Bloquear	También permite bloquear por si no se quiere usar por error.
Ultimo número de Factura	el último número de factura generado.
Ultima fecha de factura	fecha de la última factura generada.
ID Orden de Domiciliacion	código establecido en la ficha de cliente.
Mail destinatario	el sistema nos permite determinar el correo de los destinatarios.
Dimensiones en la CABECERA	se incluye la posibilidad de incluir dos dimensiones .
Bloqueado	se marca si no deseamos trabajar más con este código de facturación.

 

 

FICHA DE CODIGO VENTA RECURRENTE (Líneas de Venta)Venta recurrentes de cliente

 

Plantilla donde indicamos al sistema que líneas componen la facturación. En estas líneas podemos indicar SERVICIOS (Ficha Cuenta) o PRODUCTOS (Ficha Producto)

 

• Si se trata de un servicio se puede incluir el IMPORTE excluido el impuesto.
• Si facturamos un Producto el sistema busca el precio en la ficha del producto.

IMPORTANTE: Lo que se rellene en el campo “Descripción del registro” será lo que se muestre en CONTABILIDAD. Si se deja en blanco aparecerá en su lugar el nº de la factura generada. (viene a ser lo mismo que “texto de registro” en la factura).

CREACIÓN Y REGISTRO DE LA FACTURACIÓN RECURRENTE

Desde el menú pulsamos LINEAS DE VENTA RECURRENTES - ACCIONES podemos seleccionar entre CREAR y REGISTRAR

• -  Crear…: El sistema permite seleccionar un periodo y el sistema creará las facturas pertenezcan a ese periodo.

-          Registrar…: El sistema registra todas las facturas de venta que se habían creado y envía el correo electrónico al cliente adjuntando la factura en formato PDF.

IMPORTANTE: Es necesario tener configurado el servidor de correo

 

Condiciones para que se genere la FACTURA DE VENTA

El sistema genera la Factura de Venta si se cumplen estas condiciones:

Filtra SIGUIENTE FECHA FACTURA con “..REGISTRAR HASTA”

 

 

Cuando lanzamos el proceso de FACTURAR indicamos al sistema la fecha en el campo REGISTRAR HASTA. Si esta FECHA es MAYOR que la  Siguiente Fecha Factura (contrato) & que la fecha Valido Hasta se genera el documento. También se genera si la fecha Valido Hasta está en blanco o tiene la fecha de hoy. En caso contrario, si e sistema detecta que la Siguiente Fecha Factura (contrato) es posterior a la Fecha de Facturación el sistema no genera documento. Tampoco genera documento aunque se cumpla A si la fecha Valido Hasta es anterior a la siguiente fecha factura.factura

-          Es necesario que el cliente cuente con un ‘correo electrónico’ configurado en la ficha.

 -          Si se han generado más de una factura y se intenta eliminar una que no se la última generada, el sistema devolverá un mensaje impidiendo tal eliminación. Sólo se podrá eliminar la última.

 

EJEMPLO PROCESO DE FACTURACION

CREAR EL CONTRATO

Indicamos en el sistema que líneas se desean facturar para cada Cliente.

En este ejemplo hemos relacionado el cliente 50000 con el código de líneas ANUAL.

Indicaremos en el sistema que líneas se desean facturar para cada Cliente.

 

CODIGO LINEAS: ANUAL

Nº cliente	50000
Código	ANUAL
Identificador	1
Descripción	ANUAL FACIL
Fecha factura inicial	31/10/2023
Frecuencia	1M
Siguiente fecha factura	30/11/2023
Valido desde
Valido hasta	31/12/2023
Renovacion automatica	No
Cod. termino pago	30 Dias
Cod. metodo pago	GIRO
Codigo de fraccionamiento
Ultimo nº factura
Ultima fecha factura
Id de orden de domiciliacion de adeudo directo
Bloqueado	No

En las condiciones del contrato indicamos al sistema las condicio nescondiciones

• Indicamos frecuencia de Facturación de 1 Mes y la Fecha de Factura Inicial. Cuando facturamos el sistema nos indica la próxima fecha de factura.

• También se puede incluir el Termino de Pago (Calculo vencimiento) y la Orden de Domiciliación de los cobros si así se establece en la ficha del cliente.

• Si necesitamos dejar de usarlo se puede bloquear.         

En las condiciones del contrato indicamos al sistema las condicio nes

Indicamos frecuencia de Facturación de 1 Mes y la Fecha de Factura Inicial. Cuando facturamos el sistema nos indica la próxima fecha de factura.

También se puede incluir el Termino de Pago (Calculo vencimiento) y la Orden de Domiciliación de los cobros si así se establece en la ficha del cliente.

Si necesitamos dejar de usarlo se puede bloquear.         

 Lanzamos la Facturaciónn, e

Ell sistema nos permite  indicar la Fecha REGISTRAR HASTA y la Fecha REGISTRO (contabilidad)

La Factura se genera si la SIGUIENTE FECHA FACTURA <= REGISTRAR HASTA y VALIDO HASTA (si no es blanco).

Podemos localizar la Factura en FACTURAS DE VENTA RECURRENTE:

 

Si todo es correcto se registra para poder imprimir.

También elEl sistema permite REGISTRAR y ENVIAR al mail del cliente.

Si volvemos al detalle del contrato se puede observar como la Siguiente Fecha Factura se ha modificado.

 

 

REGISTRO Y ENVIO POR MAIL

Si necesitamos registrar y enviar todas las Facturas Recurrentes pulsamos REGISTRAR  marcamos ENVIAR.

Encontraremos las Facturas en Facturas Recurrentes registradas y el cliente recibe un correo electrónico con la Factura en PDF.

 

INFORME DE PROYECCION DE FACTURACION (EXCEL)

Permite generar un excel hasta una fecha del futuro con:

Permite

seleccionar:
• Dimensiones (definidas en configuración contabilidad)

• Detalle de Líneas

• Facturas Importe Neto / Importe con IVA

Fecha Proyección a futuro:	hasta que fecha calculamos la facturación.
Incluir Dimensiones:	se incluyen las 4 dimensiones configuradas en Conf. Contabilidad
Importe con IVA:	por defecto el sistema nos muestra los datos netos.
Detallado:	se muestra la facturación de cada contrato
Filtro Líneas de Venta Recurrente (Contrato):	permite seleccionar los contratos a proyectar.proyectar