Uso
Depende del tipo de documento configurado. El movimiento no se crea nunca a partir del documento entrante; el disparador es siempre un evento del documento de compra en Business Central.
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Tipo de documento |
Momento en que se crea el movimiento |
Impide registrar sin aprobar |
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Factura y abono (para pago) |
Después de registrar el documento |
No |
Busca los movimientos de proveedor efecto a esa misma factura y crea un movimiento de aprobación adicional por cada uno, enlazado al principal. "Estado de envío" = "No enviar": heredan el estado del documento |
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Factura y abono (registro) |
Al lanzar y al intentar registrar |
Sí |
Hay dos disparadores: el lanzamiento del documento y el intento de registro. Si no existe movimiento de aprobación se crea, y si existe se actualiza. |
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Pedido de compra |
Al lanzar y al intentar registrar |
Sí |
Funciona igual que el caso anterior Solo actúa cuando el pedido no lleva marcada la casilla de facturar. Los disparadores son también el lanzamiento y el registro del pedido. |
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Albarán de recepción |
Después de registrar la recepción |
No |
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Si se intenta eliminar un documento de compra que tiene un movimiento de aprobación en estado pendiente o preparando envío, Business Central lo impide con un mensaje que indica que debe aprobarse o rechazarse antes de borrarlo en el ERP.
Puesta en marcha inicial: los documentos registrados con anterioridad a la puesta en marcha no entran solos en el circuito y deben enviarse manualmente desde la página de movimientos de aprobación.
Estados y ciclo de vida
Cada movimiento de aprobación mantiene dos estados independientes:
- El “estado de aprobación” refleja la decisión de la plataforma
- El “estado de envío” describe la comunicación con la plataforma
Al insertarse o modificarse un movimiento, el estado de envío se recalcula automáticamente.
Los documentos que cumplen una excepción o están cancelados pasan a no disponible;disponible; el resto vuelve a pendiente de envío, salvo los movimientos hijos de efectos, que quedan excluidos de este recálculo.
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Estado de aprobación |
Significado |
Preparando envío
El movimiento existe pero todavía no ha salido del ERP
Cumple una excepción
El documento queda fuera del circuito por una regla de excepción
Pendiente
Enviado y a la espera de que los aprobadores decidan
Aprobado
Autorizado; habilita el pago o el registro
Rechazado
Denegado por los aprobadores
Cancelado
Anulado; deja de participar en el circuito
Aprobación implícita
Se considera autorizado sin pasar por el portal
No asignado
Recibido en la plataforma pero sin aprobador asignado
Bloqueado
Cerrado a cambios tras registrar el documento
6. Automatizaciones y tareas programadas
6.1 Tareas recurrentes
Al activar las aprobaciones se crean dos tareas programadas
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Instrucción |
Función |
Envío de pendientes
Recoge los movimientos con estado de envío pendiente o error y los remite a la plataforma
Actualización de estados
Consulta a la plataforma el estado de los documentos y lo escribe en el ERP
6.2 Tareas puntuales
Se genera una tarea de envío cuando se añade o se elimina un adjunto de un documento pendiente.
Se genera una tarea de bloqueo tras registrar una factura, para indicar a la plataforma que el documento ya no admite cambios.
Se genera una tarea de borrado cuando el documento se anula.
Se genera una tarea de envio de dimensiones cuando se modifica un valor del maestro de dimensiones y el campo esta marcado para sincronizadosincronizar.
6.3 Acciones manuales
Desde la página de movimientos de aprobación el usuario puede forzar el envío de los documentos seleccionados y actualizar su estado sin esperar a la tarea programada.
Conviene no lanzar estas acciones mientras las tareas recurrentes están en ejecución, para evitar que ambos procesos escriban a la vez sobre los mismos registros.
7. Integración con Continia Document Capture
Sin el complemento, Approvals busca los ficheros adjuntos en las ubicaciones estándar de Business Central: los adjuntos del documento entrante, los adjuntos del documento y los enlaces de registro.
Cuando el cliente trabaja con Document Capture, el fichero escaneado no está en ninguna de esas ubicaciones, sino dentro de la tabla de documentos de Continia.
7.1 Incorporación del fichero al envío
El complemento localiza los documentos de Continia asociados, lee el fichero, lo codifica y añade a la misma relación con el formato que la plataforma espera.
7.2 Redefinición de la comprobación de adjunto
La opción “Enviar solo si el documento tiene un adjunto”, bloquearía todos los envíos en un entorno con Document Capture, porque la comprobación nativa no encuentra nada.
El complemento sustituye esa comprobación: si existe un documento en Continia, declara que el adjunto está presente y cancela la verificación original.
7.3 Reenvío cuando el fichero llega más tarde
En la operativa habitual la factura se registra y se envía a aprobación antes de que nadie haya escaneado el documento, de modo que el envío inicial viaja sin fichero.
Para corregirlo, el complemento vigila los cambios en la tabla de documentos de Continia.
Cuando se modifica un documento, localiza la factura de Business Central a la que corresponde, sube hasta su movimiento de aprobación y programa una tarea de reenvío, esta vez con el fichero incorporado.
Solo reacciona a los documentos de la categoría marcada como escaneo, excluyendo los adjuntos XML de factura electrónica.
8. Secuencia completa de un caso real
El siguiente recorrido corresponde a una factura de compra para pago en un entorno con Document Capture
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El proveedor envía la factura y el documento se digitaliza en Document Capture, que genera el documento de compra en Business Central.
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El usuario registra la factura.
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En ese momento la extensión valida los campos obligatorios y, una vez registrada, crea el movimiento de aprobación sobre el movimiento de proveedor, más un movimiento adicional por cada efecto.
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El estado inicial es pendiente de envío.
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La tarea de envío recoge el documento, compone el JSON con las tablas y campos configurados, incorpora los ficheros de Continia y lo remite a la plataforma.
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El estado de envío pasa a correcto y el estado de aprobación a pendiente.
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Si el escaneo se completó después del registro, la modificación del documento en Continia habrá generado un reenvío adicional que incorpora el fichero.
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Los aprobadores resuelven en el portal.
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La tarea de actualización recupera el nuevo estado y lo escribe en el movimiento de aprobación, propagándolo a los movimientos de los efectos.
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A partir de ahí,
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Si el documento queda aprobado, el pago puede proponerse y aplicarse con normalidad.
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Si no lo está, la propuesta de pagos lo excluye y la aplicación del movimiento de proveedor se rechaza con un mensaje explícito.
9. Puesta en marcha inicial
Los documentos registrados con anterioridad a la puesta en marcha no entran solos en el circuito y deben enviarse manualmente desde la página de movimientos de aprobación.