Skip to main content

Uso

Depende del tipo de documento configurado. El movimiento no se crea nunca a partir del documento entrante; el disparador es siempre un evento del documento de compra en Business Central. 

Tipo de documento 

Momento en que se crea el movimiento 

Impide registrar sin aprobar 


Factura y abono (para pago) 

Después de registrar el documento 

No 

Busca los movimientos de proveedor efecto a esa misma factura y crea un movimiento de aprobación adicional por cada uno, enlazado al principal. 

"Estado de envío" = "No enviar": heredan el estado del documento
La factura para pago se registra antes de la aprobacion del pago. 

Factura y abono (registro) 

Al lanzar y al intentar registrar 

Sí 

Hay dos disparadores: el lanzamiento del documento y el intento de registro. Si no existe movimiento de aprobación se crea, y si existe se actualiza. 
En el intento de registro se añade una comprobación adicional: si el documento tiene movimiento de aprobación y su estado no es aprobado, el registro se detiene con un error.  
La factura para registro no puede registrarse hasta estar aprobada. 

Pedido de compra 

Al lanzar y al intentar registrar 

Sí 

Funciona igual que el caso anterior 

Solo actúa cuando el pedido no lleva marcada la casilla de facturar.  

Los disparadores son también el lanzamiento y el registro del pedido. 

Albarán de recepción 

Después de registrar la recepción 

No 


Si se intenta eliminar un documento de compra que tiene un movimiento de aprobación en estado pendiente o preparando envío, Business Central lo impide con un mensaje que indica que debe aprobarse o rechazarse antes de borrarlo en el ERP. 

Puesta en marcha inicial: los documentos registrados con anterioridad a la puesta en marcha no entran solos en el circuito y deben enviarse manualmente desde la página de movimientos de aprobación. 

Estados y ciclo de vida 

image.png

Cada movimiento de aprobación mantiene dos estados independientes: 

  • El “estado de aprobación” refleja la decisión de la plataforma 
  • El “estado de envío” describe la comunicación con la plataforma  

Al insertarse o modificarse un movimiento, el estado de envío se recalcula automáticamente. 

Los documentos que cumplen una excepción o están cancelados pasan a no disponible; el resto vuelve a pendiente de envío, salvo los movimientos hijos de efectos, que quedan excluidos de este recálculo. 

Estado de aprobación 

Significado 

Preparando envío 

El movimiento existe pero todavía no ha salido del ERP 

Cumple una excepción 

El documento queda fuera del circuito por una regla de excepción 

Pendiente 

Enviado y a la espera de que los aprobadores decidan 

Aprobado 

Autorizado; habilita el pago o el registro 

Rechazado 

Denegado por los aprobadores 

Cancelado 

Anulado; deja de participar en el circuito 

Aprobación implícita 

Se considera autorizado sin pasar por el portal 

No asignado 

Recibido en la plataforma pero sin aprobador asignado 

Bloqueado 

Cerrado a cambios tras registrar el documento 

Automatizaciones y tareas programadas 

Al activar las aprobaciones se crean dos tareas programadas 

Instrucción 

Función 

Envío de pendientes 

Recoge los movimientos con estado de envío pendiente o error y los remite a la plataforma 

Actualización de estados 

Consulta a la plataforma el estado de los documentos y lo escribe en el ERP 

Tareas puntuales

  • Se genera una tarea de envío cuando se añade o se elimina un adjunto de un documento pendiente.
  • Se genera una tarea de bloqueo tras registrar una factura, para indicar a la plataforma que el documento ya no admite cambios.
  • Se genera una tarea de borrado cuando el documento se anula.
  • Se genera una tarea de envio de dimensiones cuando se modifica un valor del maestro de dimensiones y el campo esta marcado para sincronizar. 

Acciones manuales 

Desde la página de movimientos de aprobación el usuario puede forzar el envío de los documentos seleccionados y actualizar su estado sin esperar a la tarea programada.  

Conviene no lanzar estas acciones mientras las tareas recurrentes están en ejecución, para evitar que ambos procesos escriban a la vez sobre los mismos registros. 

8. Secuencia completa de un caso real 

El siguiente recorrido corresponde a una factura de compra para pago en un entorno con Document Capture 


  1. El proveedor envía la factura y el documento se digitaliza en Document Capture, que genera el documento de compra en Business Central.  

  1. El usuario registra la factura.  

  1. En ese momento la extensión valida los campos obligatorios y, una vez registrada, crea el movimiento de aprobación sobre el movimiento de proveedor, más un movimiento adicional por cada efecto.  

  1. El estado inicial es pendiente de envío. 

  1. La tarea de envío recoge el documento, compone el JSON con las tablas y campos configurados, incorpora los ficheros de Continia y lo remite a la plataforma.  

  1. El estado de envío pasa a correcto y el estado de aprobación a pendiente.  

  1. Si el escaneo se completó después del registro, la modificación del documento en Continia habrá generado un reenvío adicional que incorpora el fichero. 

  1. Los aprobadores resuelven en el portal.  

  1. La tarea de actualización recupera el nuevo estado y lo escribe en el movimiento de aprobación, propagándolo a los movimientos de los efectos.  

  1. A partir de ahí,  

  1. Si el documento queda aprobado, el pago puede proponerse y aplicarse con normalidad.  

  1. Si no lo está, la propuesta de pagos lo excluye y la aplicación del movimiento de proveedor se rechaza con un mensaje explícito. 


Back to top