2. Conceptos clave
Antes de configurar nada conviene fijar el vocabulario. Estos siete conceptos se repiten en toda la aplicación.
2.1 Grupo de empresas
Un grupo de empresas (Business Group) es el contenedor de toda la configuración. Agrupa un conjunto de sociedades que se analizan y consolidan juntas.
- Puede definir varios grupos en la misma base de datos (por ejemplo, un grupo «GRUPO ESPAÑA» y otro «GRUPO TOTAL» que incluya también las filiales extranjeras).
- Un grupo se marca como Grupo por defecto; es el que se propone al abrir las matrices y el que usa la ficha de cliente y proveedor. Solo puede haber uno marcado.
- La configuración del grupo es común a toda la base de datos (no se replica por empresa): se define una vez y se ve desde cualquier sociedad.
2.2 Empresa del grupo vs. empresa vinculada
| Empresa del grupo | Empresa vinculada | |
|---|---|---|
| Dónde vive | En esta misma base de datos de Business Central | En otra suscripción / otro entorno de Business Central |
| Cómo se leen sus datos | Directamente, con acceso a sus tablas | Por API REST, previa autenticación OAuth2 |
| Qué se ve de ella | Todo: movimientos, documentos, plan de cuentas | Solo lo que su extensión publica: saldos, movimientos pendientes, facturas |
| Cómo se identifica aquí | Es una empresa real de la lista de empresas | Como un cliente y un proveedor en las empresas del grupo |
| Aparece en informes financieros | Sí | No (los informes financieros son solo de empresas locales) |
| Aparece en la matriz de deuda | Sí | Sí |
| Aparece en la matriz de clientes/proveedores | Sí | No |
2.3 Referencia intercompañía
Una referencia intercompañía responde a la pregunta: «en los libros de la empresa A, ¿qué cliente y qué proveedor representan a la empresa B?».
Es la pieza central del módulo de deuda. Se crea una fila por par ordenado: A→B y B→A son dos referencias distintas, porque cada una tiene sus propias cuentas.
Empresa A (libros de A) Empresa B (libros de B)
Cliente C-00021 = "Empresa B" Cliente C-00007 = "Empresa A"
Proveedor P-00043 = "Empresa B" Proveedor P-00015 = "Empresa A"
Las referencias se generan automáticamente cruzando el CIF/NIF de cada empresa (tomado de Información de la empresa) contra las fichas de cliente y proveedor de todas las demás. Lo que no se encuentre automáticamente se completa a mano.
2.4 Acreedor y deudor
En la matriz de deuda, cada relación tiene dos puntas:
- Empresa acreedora: la que tiene la factura de venta emitida. En sus libros, la contraparte es un cliente. La cifra se llama Reclamado por el acreedor.
- Empresa deudora: la que tiene la factura de compra recibida. En sus libros, la contraparte es un proveedor. La cifra se llama Reconocido por el deudor.
Si ambas cifras coinciden, la relación está Cuadrada. Si no, Descuadrada.
2.5 Visión agregada vs. consolidada
| Agregada | Consolidada | |
|---|---|---|
| Qué hace | Suma las cifras de cada empresa aplicando su % de propiedad | Lo mismo, y además elimina las operaciones registradas contra clientes y proveedores intragrupo |
| Cuándo se usa | Vista rápida del día a día | Cierre, reporting a matriz, auditoría |
| Velocidad | Inmediata | Lenta: conviene usar Cálculos diferidos |
| Requisito | Solo empresas con abreviatura | Todas las referencias intercompañía completas |
| Limitación | — | No compatible con esquemas basados en Vistas de análisis |
2.6 Empresa de maestros
La Empresa de maestros es la sociedad del grupo que actúa como referencia de los datos maestros. Se usa para:
- Elegir qué nombre y qué número de cuenta se muestran en la matriz de clientes y proveedores cuando la misma entidad está dada de alta en varias empresas con datos distintos.
- Decidir en qué empresa se crean las plantillas de facturación interempresa.
- Tomar los tipos de cambio cuando hay que convertir un importe entre divisas al comparar dos lados de una relación.
Si se deja en blanco, cada elemento se resuelve en su empresa emisora o receptora.
2.7 Abreviatura
Cada empresa del grupo debe tener una Abreviación de hasta 10 caracteres. Se usa en:
- Las cabeceras de columna de los informes financieros (
100% ES - Movimiento neto). - Los códigos de las plantillas de facturación interempresa (
360-IT-1,IT-360-1). - La identificación compacta en las matrices.
Es obligatoria: la ficha del grupo no se puede cerrar si falta alguna.