12. Casos de uso completos

Los casos de uso siguientes describen escenarios reales de principio a fin. Cada uno indica el perfil, la situación de partida y los pasos exactos.

CU-01 — Cerrar el mes: resultado del grupo desglosado por sociedad

Perfil: Director financiero Frecuencia: Mensual Situación: Es día 5 y necesita el resultado consolidado del mes cerrado, con el detalle por sociedad, para el comité de dirección.

Pasos:

1. Abra el Centro de rol y vaya a Dynasoft InterCompany Tools → Informes financieros de grupo → Informes financieros.
2. Seleccione el informe Cuenta de resultados y pulse Panorama grupo.
3. En las opciones, ponga Ver por = Mes y ajuste el Filtro fecha al mes cerrado.
4. Deje Visión grupo = Agregado para una primera lectura rápida.
5. Marque Ver desglose por empresa y Mostrar nombres abreviados.
6. Revise la rejilla. Si hay más de 12 columnas, use Columna siguiente.
7. Cambie Visión grupo a Consolidado. Como el cálculo diferido se ejecutó esta madrugada, aparecerá la opción Mostrar la versión guardada: selecciónela.
8. Compruebe el campo Versión calculada el para verificar la antigüedad de los datos.
9. Pulse Exportar a Excel.

Resultado: un libro de Excel con la cabecera de filtros, la divisa, una columna por sociedad y la columna de resultado consolidado, listo para el comité.

Captura 62. Panorama esq. cta. Grupo en visión Consolidado, con el desglose por empresa activado y las columnas 100% C7, 100% C3… por empresa.

CU-02 — Detectar y resolver un descuadre entre dos sociedades

Perfil: Controller Frecuencia: Mensual Situación: Al revisar el cierre, la sociedad A dice que la B le debe 45.000 € y la B solo reconoce 38.000 €.

Pasos:

1. Abra Situación interempresa → Matriz Situación Grupo.
2. Compruebe que A fecha sea la fecha de cierre.
3. Marque Mostrar solo descuadres.
4. Localice la fila A→B. La columna Diferencia muestra 7.000 €.
5. Pulse sobre Reclamado por el acreedor (45.000) para ver los documentos de A.
6. Pulse sobre Reconocido por el deudor (38.000) para ver los documentos de B.
7. Compare los números de documento. Casos típicos:
   • Una factura de A no está registrada en B → la factura está pendiente de contabilizar en B.
   • Una factura está registrada en ambas pero por importes distintos → revisar la factura.
   • Una factura está en B pero con distinto número externo → revisar la referencia.
8. Si necesita evidencia documental, active Modo log en el grupo y pulse Exportación datos (JSON). El fichero incluye una sección relations con la conciliación por número de documento y por documento externo de los dos lados, indicando cuáles casan y cuáles están solo en un lado.
9. Corrija el origen del problema (registrar la factura pendiente, corregir el importe) y pulse Actualizar (F5).

Resultado: la relación pasa a estado Cuadrada.

CU-03 — Convertir un anticipo de tesorería en factura

Perfil: Contable de grupo Frecuencia: Mensual o trimestral Situación: La sociedad matriz transfirió 60.000 € a una filial a lo largo del trimestre para cubrir gastos de estructura, sin emitir factura. La relación aparece en estado Anticipo.

Pasos:

1. Abra Matriz Situación Grupo y localice la relación en estado Anticipo (azul intenso).
2. Sitúese en la fila y pulse Facturación interempresa.
3. Verifique en la zona superior que la Empresa que factura y la Empresa que recibe la factura son las correctas, y que Pendiente de facturar muestra 60.000 € (IVA incluido).
4. Revise la lista Pagos que componen el anticipo para confirmar el origen del importe.
5. Si todavía no hay plantillas para este par:
   • Pulse Proponer plantillas → Proponer plantillas con IA.
   • Pulse Generar y espere la respuesta del modelo.
   • Revise los conceptos propuestos. Descarte los que tengan la cuenta en rojo.
   • Marque los que quiera y pulse Crear plantillas.
6. En la lista de plantillas, informe el Importe a facturar de cada concepto hasta que Queda por distribuir sea cero.
7. Verifique que la columna Textos de registro OK esté marcada en todas las líneas que va a facturar. Si no, use Editar parámetros de plantilla.
8. Pulse Generar facturas.
9. En el diálogo Facturar anticipo, indique la Fecha de registro, marque Registrar facturas y marque Liquidar automáticamente.
10. Acepte. La extensión creará y registrará la factura de venta en la matriz, la factura de compra en la filial, y lanzará la liquidación de las cuatro cuentas del par.
11. Al volver a la matriz, la relación aparecerá en estado Sin deuda o Cuadrada.

Captura 63. Mensaje final tras la facturación, indicando el número de pares de facturas registrados y el importe total. Consejo: la primera vez, desmarque Registrar facturas para generar solo borradores y revisarlos antes de registrar. Si no le convencen, use Rechazar facturas.

CU-04 — Limpiar 300 cobros a cuenta sin aplicar

Perfil: Contable de grupo Frecuencia: Mensual Situación: Los informes de vencimientos de la filial son inservibles porque hay cientos de cobros a cuenta sin aplicar contra las facturas intercompañía.

Pasos:

1. Abra Matriz Situación Grupo.
2. Observe la columna Pendiente de liquidar (ambas empresas): las relaciones con importe aparecen resaltadas en amarillo. También aparece una notificación en la parte superior.
3. Pulse sobre el importe de la relación, o use la acción de la notificación Liquidar por antigüedad.
4. Se generan las propuestas de las cuatro cuentas del par (cliente y proveedor en cada empresa) y se abre la lista Liquidaciones intercompañía.
5. Revise una propuesta: pulse sobre ella para abrir la ficha y compruebe las líneas pago ↔ factura. El algoritmo empareja la factura más antigua con el pago más antiguo de la misma divisa.
6. Si está conforme, vuelva a la lista y pulse Liquidar → Liquidar todas.
7. Confirme el mensaje con el recuento.
8. Pulse Actualizar (F5) para refrescar los estados.
9. Verifique que todas las propuestas quedan en Completada.

Si alguna queda en Completada con errores o Fallida:

1. Abra la ficha de la propuesta y lea el Mensaje de error de la propuesta y de cada línea.
2. Si el error no es claro, pulse Abrir diario: se abre el diario general de la empresa destino con las líneas de importe cero.
3. Pulse Registrar en ese diario. Business Central le mostrará el error real con todo el detalle.
4. Corrija la causa y vuelva a lanzar la propuesta.

CU-05 — Cuadrar un préstamo entre dos sociedades

Perfil: Responsable de tesorería Frecuencia: Mensual Situación: La cuenta 5530000 de la sociedad A («Préstamo concedido a B») tiene 250.000 € y la cuenta 1710000 de B («Préstamo recibido de A») tiene 248.750 €.

Pasos:

1. Abra Matriz Situación Grupo y baje a la parte Financiación intragrupo, socios y empleados.
2. Despliegue el árbol hasta la línea de la cuenta 5530000. Aparece en rojo con estado Descuadrado y Diferencia 1.250 €.
3. Sitúese en la línea y pulse Buscar la diferencia.
4. Revise el bloque de saldos: Diferencia a explicar 1.250, Explicado por los casos 1.250, Queda por explicar 0.
5. Revise la lista de casos. Por ejemplo:
   • Caso 1: Tipo de cambio — 1.200 € — «El mismo importe de 15.000 USD se registró con tipos de cambio distintos: 0,9200 frente a 0,9280».
   • Caso 2: Comisión o gastos — 50 € — «La contraparte registró 50 € adicionales, compatible con una comisión bancaria».
6. Cierre la ventana. Como todos los casos que afectan al saldo son de tipo cambio, redondeo o comisión, y suman exactamente la diferencia, la línea pasa automáticamente al estado Observación.
7. Si hubiera casos de tipo Solo en esta empresa o Importe distinto, pulse Crédito concedido para ver los movimientos contables y localizar el apunte que falta o sobra.

Captura 64. Pantalla De dónde viene la diferencia con dos casos identificados (tipo de cambio y comisión) y el campo Queda por explicar a cero.

CU-06 — Un cliente pide compensar su deuda con lo que le debemos

Perfil: Responsable de crédito y cobro Frecuencia: Puntual Situación: ACME S.L. compra a tres sociedades del grupo y además nos presta servicios a dos. Propone una compensación global.

Pasos:

1. Abra Situación Clientes y Proveedores → Clientes y Proveedores InterEmpresa.
2. Ponga Tipo = Posición Global.
3. En Buscar, escriba el NIF o parte del nombre: ACME.
4. Lea la fila: columnas Empresa - Cliente y Empresa - Proveedor de cada sociedad, más Total Cliente (DL), Total Proveedor (DL) y Total grupo (DL).
5. Sitúese en la fila y pulse Informe situación.
6. Se abre un libro de Excel con una hoja Resumen (una fila por empresa y el TOTAL GRUPO) y una hoja de detalle por cada sociedad.
7. Envíe el fichero al cliente. Durante la negociación, rellene la columna Compensación y la columna Explicación compensación de cada hoja de detalle: los totales del resumen se recalculan solos.
8. Si el cliente indica facturas que ya ha pagado y usted aún no ha registrado, bórrelas de la hoja de detalle: el resumen se ajusta automáticamente.
9. Una vez acordada la compensación, registre en Business Central los asientos correspondientes en cada sociedad.

CU-07 — Corregir un apunte mal contabilizado en otra sociedad

Perfil: Contable de grupo Frecuencia: Puntual Situación: Revisando el balance del grupo detecta que en la filial hay 12.000 € en una cuenta de ingresos que en realidad son un anticipo de un cliente.

Pasos:

1. Desde el Panorama esq. cta. Grupo, pulse sobre la celda del importe.
2. En el Plan de cuentas (C/G) Grupo empresas, localice la cuenta y pulse su Movimiento neto.
3. En Movs. contabilidad Grupo empresas, localice el apunte de 12.000 € (la columna Empresa indica la filial).
4. Pulse Reclasificar → Convertir en Prepago a Cliente.
5. En el selector de clientes —que muestra los clientes de la filial— elija el cliente correcto.
6. Revise la ventana Reclasificar apunte y pulse Aceptar.
7. Lea el mensaje de confirmación y acepte.
8. Espere a que terminen la prueba de registro y el registro real.
9. Anote el número de documento del mensaje final (CORRECCION…).
10. La lista se refresca automáticamente y muestra los dos apuntes nuevos.

Si el cliente elegido representa a otra sociedad del grupo, la extensión registra además, de forma automática, el pago espejo en esa sociedad contra la cuenta de financiación correspondiente, y muestra un segundo mensaje.

Después: si el anticipo debe aplicarse contra una factura concreta, use el módulo de liquidación por antigüedad.

CU-08 — Incorporar una sociedad nueva al grupo

Perfil: Consultor / Administrador Frecuencia: Puntual Situación: El grupo adquiere una sociedad y hay que incorporarla a todos los análisis.

Pasos:

1. Verifique que la empresa está creada en Business Central y que tiene el CIF/NIF relleno en Información de la empresa.
2. Dé de alta en esa empresa los clientes y proveedores que representan al resto de sociedades del grupo, y dé de alta la nueva sociedad como cliente y proveedor en las demás empresas, con su CIF/NIF correcto.
3. Abra Lista grupos de empresas y entre en el grupo.
4. En la parte Empresas grupo, añada la empresa nueva con su Abreviación, su % propiedad y su Orden en esquema.

   Al insertarla, la extensión crea automáticamente los pares de referencias intercompañía que faltan.

5. Pulse Actualizar referencias y cuentas. Revise el mensaje: si quedan pares incompletos, ábralos desde Mostrar referencias intercompañía y complete los números a mano.
6. Si la nueva sociedad tiene préstamos con otras del grupo, añada sus líneas en la parte Financiación intragrupo, socios y empleados, junto con sus líneas espejo.
7. Desde Empresas grupo → Informes financieros → Copiar informes financieros, copie los esquemas de cuentas y plantillas de columnas desde una empresa de referencia hacia la nueva.
8. Cierre la ficha del grupo. Si aparece algún error de validación (abreviaturas, contrapartidas de financiación), corríjalo.
9. Vaya a Cálculos diferidos y ejecute Ejecutar ahora para regenerar las versiones consolidadas incluyendo la nueva sociedad.
10. Abra la Matriz Situación Grupo y verifique que las nuevas relaciones aparecen correctamente configuradas.
11. Exporte la configuración como copia de seguridad.

CU-09 — Conectar una filial que está en otra suscripción de Business Central

Perfil: Consultor / Administrador Frecuencia: Puntual Situación: La filial portuguesa tiene su propio tenant de Business Central y hay que incluirla en la matriz de deuda.

Requisitos previos:

• La extensión Dynasoft InterCompany Tools debe estar instalada también en el tenant de la filial.
• Debe tener acceso a un registro de aplicación en Microsoft Entra ID con permisos sobre Business Central en ambos tenants.

Pasos:

1. En Azure: cree el registro de aplicación, anote el Id. de aplicación (cliente) y genere un secreto de cliente. Copie su Valor (no su Id.).
2. En el tenant de la filial: registre la aplicación en Business Central (Configuración de aplicaciones de Microsoft Entra) y asígnele el conjunto de permisos GDSIT IC TOOLS más los permisos de lectura necesarios.
3. En su entorno: habilite Permitir solicitudes HttpClient en la extensión.
4. Abra Configuración Dynasoft InterCompany Tools → Conexión con empresas vinculadas e informe el Id. de aplicación (cliente) y el Secreto de cliente.
5. Abra la ficha del grupo → parte Empresas vinculadas → Conexiones → Conexiones.
6. Cree una conexión con el Id. de inquilino y el Nombre del entorno de la filial. Si la filial tiene su propia licencia de la extensión, marque Registrada por su cuenta.
7. Pulse Probar conexión. Debe recuperar la lista de empresas del tenant remoto.
8. Vuelva a la parte Empresas vinculadas y cree una línea:
   • Empresa de búsqueda: una empresa local donde exista la ficha de la filial.
   • Tipo de búsqueda: Cliente o Proveedor.
   • N.º cuenta de búsqueda: el número de esa ficha.
   • La extensión rellena automáticamente el CIF/NIF, el nombre y propone un código.
   • Conexión: el código de la conexión creada.
9. Pulse Conexiones → Autocompletar datos BC remoto. Si el emparejamiento automático por NIF funciona, la columna Vínculo queda marcada.
10. Si no, abra Ficha de empresa vinculada → Seleccionar empresa y elíjala manualmente.
11. Revise en la ficha de la empresa vinculada la parte Cuentas en las empresas del grupo: debe haber una fila por cada empresa del grupo con el cliente y el proveedor que representan a la filial. Corrija los que falten.
12. Pulse Actualizar referencias y cuentas en la ficha del grupo.
13. Abra la Matriz Situación Grupo, pulse Actualizar y acepte leer los saldos de las empresas vinculadas.
14. Verifique que las relaciones con la filial aparecen con estado Cuadrada o Descuadrada, y no Solo un lado.

Si aparecen como Solo un lado, revise la divisa de las cuentas: la extensión no compara dos lados cuya divisa no coincide.

CU-10 — Preparar la documentación para una auditoría

Perfil: Controller / Auditor Frecuencia: Anual Situación: El auditor solicita justificación del saldo intercompañía y del método de consolidación.

Pasos:

1. Abra la ficha del grupo y active Modo log.
2. Abra la Matriz Situación Grupo, ponga A fecha = fecha de cierre y pulse Actualizar.
3. Pulse Exportación datos (JSON). Si el grupo tiene empresas vinculadas, acepte incluir sus datos en directo.
4. Abra el Panorama esq. cta. Grupo con el esquema, el periodo y la visión que se auditan, y pulse Exportar log análisis (JSON).
5. Abra Clientes y Proveedores InterEmpresa y pulse Exportación datos (JSON).
6. Desde Configuración Dynasoft InterCompany Tools, pulse Exportar configuración. Elimine del fichero la sección secrets antes de compartirlo.
7. Entregue los cuatro ficheros. Contienen:
   • La configuración completa del grupo.
   • Las reglas de cálculo utilizadas, descritas explícitamente.
   • Los filtros exactos aplicados a cada cifra.
   • La lista completa de documentos que componen cada saldo, con su auditoría.
   • La conciliación documento a documento entre las dos puntas de cada relación.
   • El valor de cada celda del informe financiero, con su origen (cálculo en vivo o versión guardada).
8. Desactive el Modo log cuando termine.