Operativa y soporte

Rutinas periódicas, incidencias y seguridad

13. Rutinas periódicas recomendadas

13.1 Rutina diaria (automática)

Tarea Cómo
Cálculo de la visión consolidada Cálculo diferido programado a las 02:00, todos los días

13.2 Rutina semanal (5 minutos)

Tarea Pantalla
Revisar descuadres nuevos Matriz Situación Grupo con Mostrar solo descuadres
Liquidar cobros y pagos a cuenta Columna Pendiente de liquidar
Revisar vencidos intercompañía Lista Total por empresa, columnas de vencido

13.3 Rutina mensual (cierre)

Orden Tarea Pantalla
1 Leer los saldos de las empresas vinculadas Matriz Situación Grupo → Actualizar
2 Resolver todos los descuadres Matriz Situación Grupo
3 Facturar los anticipos pendientes Facturación interempresa
4 Liquidar todos los cobros y pagos a cuenta Liquidaciones intercompañía
5 Cuadrar la financiación intragrupo Parte de Financiación → Buscar la diferencia
6 Verificar el resultado agregado Panorama esq. cta. Grupo, visión Agregado
7 Recalcular y revisar el consolidado Panorama esq. cta. Grupo, visión Consolidado → Recalcular
8 Exportar a Excel para el comité Exportar a Excel

13.4 Rutina trimestral / anual

Tarea Pantalla
Revisar la posición global de los principales clientes y proveedores Clientes y Proveedores InterEmpresa
Detectar maestros mal dados de alta (columna No consolidable) Clientes y Proveedores InterEmpresa
Exportar la configuración como copia de seguridad Configuración → Exportar configuración
Revisar los conjuntos de permisos de los usuarios Usuarios
Verificar que Permitir solicitudes HttpClient sigue activo Administración de extensiones

14. Resolución de problemas

14.1 Configuración

Síntoma Causa probable Solución
No puedo cerrar la ficha del grupo Falta la abreviatura de alguna empresa El mensaje indica cuáles. Rellene el campo Abreviación
Hay líneas de financiación sin contrapartida Revise la parte de financiación y cree las líneas espejo, o informe el Nº cuenta contraparte
Existe otro grupo con exactamente las mismas empresas Elimine el grupo duplicado o modifique alguna de sus empresas
Actualizar referencias y cuentas da error Alguna empresa no tiene CIF/NIF en Información de la empresa El mensaje lista las empresas afectadas. Rellene el NIF
Alguna empresa vinculada no tiene conexión o empresa remota asignada Complete la configuración de la vinculada
Un par queda siempre incompleto No existe la ficha de cliente o proveedor, o su NIF no coincide Cree la ficha o corrija el NIF, y vuelva a ejecutar el proceso. Alternativamente, informe el número a mano
El desplegable de cliente de una referencia da error La empresa está en otra suscripción Use las cuentas de empresas vinculadas, no esta pantalla

14.2 Informes financieros

Síntoma Causa probable Solución
No aparece la acción Panorama grupo La empresa actual no pertenece a ningún grupo ni es la empresa de gestión de resultados Añádala al grupo o indíquela como Empresa de gestión de resultados
Error al abrir: no hay grupos No se ha creado ningún grupo de empresas Cree un grupo en Lista grupos de empresas
La visión consolidada da error El esquema usa una vista de análisis La consolidación no es compatible con vistas de análisis. Use un esquema basado en contabilidad
Faltan referencias intercompañía El mensaje lista los pares pendientes. Ejecute Actualizar referencias y cuentas
Una columna aparece vacía Esa empresa no tiene el mismo esquema de cuentas o la misma plantilla de columnas Use Copiar informes financieros
Celdas en rojo Error de cálculo: división por cero o periodo inválido Revise la fórmula de la fila o de la columna en el esquema
El cálculo consolidado tarda muchísimo No hay versión guardada Programe un cálculo diferido nocturno
No puedo hacer drill-down desde una celda La fila es de tipo Fórmula, Base para porcentaje o Cuentas de flujo de caja Es una limitación conocida: esas filas no tienen movimientos detrás
Faltan columnas en pantalla El grupo tiene más de 12 empresas Use Columna siguiente / Columna anterior
Error de abreviaturas al activar nombres abreviados Alguna empresa no tiene abreviatura El mensaje indica cuáles

14.3 Matriz de deuda

Síntoma Causa probable Solución
Una relación aparece Sin configurar Falta el nº de cliente o de proveedor en las referencias Complételo en Referencias intercompañía
Una relación aparece Solo un lado Es una empresa vinculada cuyos saldos no se han leído, o cuya divisa no es comparable Pulse Actualizar y acepte leer los saldos remotos; o revise la divisa de las cuentas
Una relación aparece Descuadrada pero los documentos coinciden Diferencia de tipo de cambio o de fecha de registro Revise el indicador Convertido en el detalle: significa que el importe se convirtió con un tipo de cambio
La matriz sale vacía Está activo Ocultar relaciones sin acción y todo está cuadrado Desmarque la casilla
Hay un Filtro de empresa activo Use el selector y pulse Ver todas las empresas
No se leen los saldos de una empresa vinculada Permitir solicitudes HttpClient desactivado Actívelo en Administración de extensiones → Configurar
La extensión no está registrada en la otra suscripción El mensaje lo indica explícitamente. Instale y registre la extensión allí
Credenciales incorrectas Revise el Id. de aplicación y el Secreto de cliente. Recuerde: el secreto es el Valor, no el Id.
La otra suscripción tiene una versión anterior Actualice la extensión en el otro tenant a la misma versión

14.4 Liquidación

Síntoma Causa probable Solución
La propuesta queda en Fallida sin mensaje claro La sesión en segundo plano no arrancó, o falló por un motivo no previsto Use Abrir diario y registre la línea manualmente para ver el error real
Propuestas Pendiente que nunca arrancan Las sesiones en segundo plano están saturadas Se marcan como fallidas tras 60 segundos. Vuelva a lanzarlas
Se aplicaron unas líneas y otras no Movimientos que se cerraron entre la generación y la ejecución de la propuesta Pulse Actualizar y genere las propuestas de nuevo
No se genera ninguna propuesta No hay cobros o pagos a cuenta, o no hay facturas abiertas en la misma divisa Verifique en el detalle de la relación que existen las dos cosas

14.5 Facturación interempresa

Síntoma Causa probable Solución
«Este par de empresas no tiene todavía ninguna plantilla» No se han creado plantillas Use Proponer plantillas con IA o Crear propuesta manual
«Escriba el importe a facturar en al menos una plantilla» Todas las plantillas tienen importe cero Informe el importe en la columna correspondiente
«El importe a facturar no puede ser mayor que lo pendiente» El total supera el anticipo Ajuste los importes
La prueba de registro falla Cuenta bloqueada, dimensión obligatoria, periodo cerrado, grupo contable inconsistente El mensaje muestra el error real de Business Central. Corríjalo en la empresa correspondiente
La IA propone cuentas que no existen El modelo infirió una cuenta del histórico que no está en esa empresa Las filas afectadas aparecen en rojo y sin nombre. No las marque
La IA no devuelve nada útil No hay histórico entre las dos empresas Use Empresas de las que aprender para tomar conceptos de otro par
El proceso se queda esperando La sesión en la otra empresa tarda más de 3 minutos Compruebe si las facturas se han creado antes de reintentar
El total del borrador no coincide con el solicitado Se ha modificado el borrador o su configuración no permite obtener el total esperado Revise precios, IVA, retención y redondeo en la empresa del documento. El registro se bloquea mientras el total no coincida
La venta está registrada y la compra no El registro de la compra falló después de comprobar ambos lados Corrija el error y use Registrar facturas generadas para el borrador pendiente. No genere otra venta
No se puede rechazar un borrador remoto Error de conexión, permisos o rechazo en la otra suscripción Compruebe el estado remoto, corrija la causa y repita Rechazar facturas. La petición local se conserva si falla el rechazo

14.6 Inteligencia artificial

Síntoma Causa probable Solución
No puedo activar Habilitar propuestas con IA Falta el endpoint, el deployment, la clave, o no se ha probado la conexión Complete los campos y pulse Probar conexión
«No se ha podido conectar» Permitir solicitudes HttpClient desactivado Actívelo
Endpoint o clave incorrectos Verifique los datos en Azure AI Foundry
«No se ha indicado el nombre de implementación» Falta el deployment Es la columna Name en Azure AI Foundry → Deployments
Se desactivó solo Habilitar propuestas con IA Se cambió el endpoint o el deployment Es el comportamiento previsto. Vuelva a probar la conexión y actívelo

14.7 Clientes y proveedores

Síntoma Causa probable Solución
«La matriz admite hasta 12 empresas» El grupo tiene más de 12 empresas locales Use el Filtro de empresa
Una entidad sale partida en varias filas Sus fichas tienen NIF distintos o alguna no tiene NIF Unifique el NIF en las fichas. Las filas sin NIF aparecen marcadas No consolidable
Las cifras de la ficha no se actualizan Están cacheadas durante la sesión Pulse Actualizar posición del grupo
No aparece el bloque Posición en el grupo No hay ningún grupo de empresas creado Cree un grupo
Una empresa vinculada no aparece Esta matriz solo muestra empresas locales Es una limitación conocida. Use la Matriz Situación Grupo

14.8 Reclasificación

Síntoma Causa probable Solución
«La empresa no está disponible en este entorno» La empresa del apunte se ha renombrado o eliminado Revise la configuración del grupo
«El registro de prueba ha fallado» Error contable en la empresa destino El mensaje muestra el error real. Corríjalo allí
«La empresa no ha respondido a tiempo» La operación superó los 2 minutos Compruebe si se registró antes de reintentar
No encuentra la cuenta de contrapartida No hay configuración de financiación entre esas empresas Se le pedirá seleccionarla manualmente, o configure la financiación intragrupo
Falta la referencia intercompañía inversa No está informado el cliente o proveedor que representa al origen en la otra empresa Complete la referencia antes de repetir la operación. Esta validación se realiza antes del registro del origen
El apunte ya está reclasificado El origen ya se registró en una petición anterior No repita el asiento. Si hay contraparte pendiente vinculada, la acción propone continuar solo esa parte
La petición sigue en ejecución o no ha comunicado el resultado Existe una sesión activa o su estado todavía no está resuelto Revise la sesión y los documentos con el administrador. No borre la petición para forzar un nuevo registro
El origen se registró y falló la contraparte Error posterior a las pruebas previas Corrija la causa y repita la acción sobre el apunte original; confirme la recuperación exclusiva de la contraparte

14.9 Licencia

Síntoma Causa probable Solución
«Se ha superado la cantidad licenciada» Hay más conexiones externas de las licenciadas Marque como Registrada por su cuenta las suscripciones con licencia propia, o amplíe la licencia
Las pantallas están bloqueadas La base de datos está marcada como Instalación remota Es el comportamiento previsto. Desmárquelo si esta base debe usar las pantallas
Error de licencia al abrir cualquier pantalla Dynasoft Extension Manager no instalado o licencia caducada Contacte con su partner

15. Seguridad, privacidad y auditoría

15.1 Datos que trata la extensión

Dato Tratamiento
Movimientos contables, de cliente y de proveedor en consultas e informes Solo lectura; las liquidaciones y reclasificaciones se ejecutan desde acciones explícitas
Descripción de movimientos contables Escritura, únicamente mediante la acción Cambiar descripción
Fichas de cliente, proveedor y cuentas contables Solo lectura
Documentos registrados Solo lectura
Facturas de venta y compra intercompañía Escritura, únicamente mediante la acción explícita del usuario
Liquidaciones de movimientos Escritura, únicamente mediante la acción explícita del usuario
Asientos de reclasificación Escritura, únicamente mediante la acción explícita del usuario, con prueba previa
Configuración de la extensión Lectura y escritura

15.2 Almacenamiento de credenciales

Credencial Dónde se guarda
Clave de API de Azure OpenAI Almacenamiento aislado de Business Central, ámbito de módulo, cifrado
Secreto de cliente de Microsoft Entra ID Almacenamiento aislado, ámbito de módulo, cifrado

Ninguna de las dos se muestra nunca en pantalla: los campos presentan un valor enmascarado.

Excepción documentada: la acción Exportar configuración incluye ambas credenciales en texto claro dentro del fichero JSON, para permitir una restauración completa. Este comportamiento es deliberado y se advierte en el mensaje final de la exportación. Trate el fichero como un fichero de credenciales.

15.3 Comunicaciones salientes

Destino Cuándo Qué se envía
Azure OpenAI Solo al usar la propuesta de conceptos con IA El prompt configurado más el histórico de facturas agrupado por concepto de las dos empresas: cuenta, descripción, importe medio, fechas y número de repeticiones
API de otras suscripciones de Business Central Al leer saldos remotos, facturar o liquidar con empresas vinculadas Peticiones autenticadas con OAuth2 sobre HTTPS
Azure Application Insights Telemetría de la extensión Métricas técnicas de rendimiento (por ejemplo, tiempo de construcción de la matriz de financiación). No incluye datos de negocio identificables

Todas las comunicaciones requieren que el administrador haya habilitado Permitir solicitudes HttpClient de forma explícita.

15.4 API publicada

La extensión publica un conjunto de páginas API bajo la ruta:

/api/gds/interCompanyTools/v1.0/companies({id})/<entidad>

Entidades de solo lectura (lo que esta base de datos muestra a otra suscripción del mismo grupo):

Entidad Contenido
gdsitCustomers Clientes con su NIF, divisa y estado de bloqueo
gdsitVendors Proveedores
gdsitCustomerLedgerEntries Movimientos de cliente con importe pendiente y fecha de cierre
gdsitVendorLedgerEntries Movimientos de proveedor
gdsitSalesInvoices / gdsitSalesInvoiceLines Facturas de venta registradas
gdsitPurchaseInvoices / gdsitPurchaseInvoiceLines Facturas de compra registradas

Entidades de escritura (buzones que otra suscripción del grupo rellena):

Entidad Efecto
gdsitIncomingInvoices / ...Lines Factura de compra que se nos pide crear y registrar
gdsitIncomingSalesInvoices / ...Lines Factura de venta que se nos pide emitir
gdsitIncomingApplications Petición de liquidar una cuenta nuestra

Cada entidad verifica la licencia al ser consultada. El acceso requiere una aplicación registrada en Microsoft Entra ID con el conjunto de permisos GDSIT IC TOOLS asignado.

15.5 Trazabilidad

Mecanismo Qué registra Dónde se consulta
Exportación datos (JSON) de la matriz de deuda Reglas de cálculo, filtros, documentos y conciliación Acción de la matriz, con Modo log activo
Exportar log análisis (JSON) de los informes Valor y origen de cada celda Acción del panorama, con Modo log activo
Exportación datos (JSON) de la matriz de entidades Las tres vistas completas Acción de la matriz
Última petición enviada al modelo Prompt de sistema, prompt de usuario y respuesta de la IA Ver lo que se envió, con Modo log activo
Log sincronización de errores Avisos y errores de sincronización Menú → Configuración → Log sincronización de errores
Diario de diagnóstico de liquidación Líneas de importe cero por cada pago Sección GDSIT-IC del diario general de la empresa destino
Movimientos de registro de los cálculos diferidos Historial de ejecuciones Cálculos diferidos → Mostrar movimientos de registro