Información adicional

• Actualizaciones para Microsoft Dynamics 365 Business Central
• Historial de actualizaciones para Microsoft Dynamics 365 Business Central
• Novedades Business Central 23.0
• Pagos
• Pagos Electrónicos - Anulación
• Rangos IP Dinámicas de Azure
• Facturación
• Corrección de Facturas (Abono)
• Configuración de usuarios, permisos y roles
• Configuración de idioma (ES)
• Personalización de la página principal
• IA Agentes y Copilot
• Experiencias de Copilot disponibles en Business Central
• Texto de marketing de elementos con tecnología de inteligencia artificial
• Agente de pedidos de ventas
• Servicios de tipo de cambio de divisa

Actualizaciones para Microsoft Dynamics 365 Business Central

Historial de actualizaciones para Microsoft Dynamics 365 Business Central

Enlace a la web oficial de Microsoft - https://support.microsoft.com/en-us/topic/update-history-for-microsoft-dynamics-365-business-central-94543d51-59fe-13aa-89f3-cf0cf00e09fa - Historial de actualizaciones para Microsoft Dynamics 365 Business Central, en este enlace constan todas las versiones y los cambios aplicados al sistema.

Microsoft cuenta con RSS feed disponible para outlook que permite suscribirse a los últimos cambios en la documentación referentes a Dynamics 365 Business central.

RSS - OUTLOOK

Para activar la recepcion de las actualizaciones a traves de RSS en Outlook lo primero es marcar en Archivo >> Opciones >> Avanzado >> Fuentes RSS la opción "Sincronizar Fuentes RSS con la lista de fuentes comunes (CFL) de Windows". Una vez activado deberemos acudir a la bandeja de "Suscripciones de RSS" y mediante click derecho seleccionar "Añadir una nueva fuente RSS". Aqui añadiremos el enlace al RSS 
https://support.microsoft.com/es-es/feed/rss/4d5bbcfb-9713-8959-74ab-4fa6d930d100. 

Novedades Business Central 23.0

El pasado mes de Noviembre Microsoft actualizó Business Central a la versión 23.

Si necesita saber en que versión está su producto puede pulsar el icono "?" en la cinta superior y después seleccionar "Ayuda y Soporte Técnico".

Análisis en las páginas

Business Central ha incluido la opción de "Analizar" que transforma la visualización de una lista a un formato que nos recuerda a una tabla dinámica de Excel.

El usuario puede seleccionar campos tanto a nivel líneas como columnas para relacionarlo con campos que calculan los importes. También nos permite jerarquizar la información en base al orden de los campos seleccionados.

La semejanza al Excel se completa cuando seleccionamos varias líneas y en la cinta inferior nos calcula el importe.

Partiendo de una lista de Clientes, la página se transforma al pulsar "Analizar":        En primer lugar el sistema presenta una pestaña de trabajo que se puede editar y crear tantas como el usuario necesite. El sistema permite arrastrar los campos a las áreas de Grupo de filas y si marcamos la opción "Pivote" también podemos arrastrar al Grupo de columnas.   En esta pantalla se establece una jerarquía por "CIF / Nº Cliente/Nombre/Saldo". El sistema agrupa la información por CIF y cuando se pulsa despliega los datos jerarquizados.     Al activar el modo "Pivote" el sistema permite incluir un campo en la cabecera y hemos optado por el nombre del cliente filtrando la información de las líneas por el cliente concreto.     Por último decir que permite copiar y pegar en Excel respetando las cabeceras ya que en este formato no se puede “enviar a Excel” como disponemos en el formato lista de la página.   Con el botón derecho del ratón el sistema nos permite seleccionar la opción de copiado. Copiando sólo la información seleccionada. Para volver a la lista sólo se debe desmarcar "Analizar" y se muestra la pantalla original.

Personalizar Campos en las Paginas

El proceso de personalización de los campos en Business Central es una herramienta muy utilizada por los usuarios: mostrar, ocultar, mover, …

Esta versión ha traído un cambio fundamental, permite al usuario mostrar cualquier campo de la tabla sin necesidad de recurrir a su Partner. Al mismo tiempo este avance ha complicado un tanto el uso de esta herramienta y vamos a dar las pautas para trabajar con facilidad.  

Hasta el momento el usuario pulsaba el icono de la rueda dentada de la parte superior derecha para pulsar en "Personalice" y así acceder a los campos diseñados para la página de trabajo. Seleccionaba con el ratón el campo y lo arrastraba donde deseaba visualizarlo.

Ahora el usuario se encuentra con el botón de "Campos Recomendados", podemos hacer caso omiso de este botón y usar la lupa para localizar el campo.

Antes el sistema nos mostraba los campos que no estaban en la page pero no nos informaba de cuales ya estaban, ahora se enriquece la información pues aportan el dato de si está mostrado con un icono que nos puede recordar a un ojo tachado.

Si opto por arrastrar el campo el sistema me continúa mostrando los campos NO visualizados en la pagina.

Pero si me interesa saber que campos ya están visualizados nos adentramos en el menú avanzado para que marcar la opción "Campos ya mostrados en la página" y así el usuario puede ver los campos mostrados y no mostrados.

Aunque lo mostrado hasta ahora permite disponer de más información para el usuario lo que viene a continuación es una demanda ampliamente planteada por los usuarios. Se trata de la posibilidad de mostrar cualquier campo existente en la tabla y queremos verla en la página. Hasta la fecha tenía que ser un técnico el que se encargara de esta labor y aquí mostraremos como un usuario puede hacerlo.

Se diseña el campo exactamente igual que hemos visto pero cambia desde donde se realiza.

Para poder diseñar estos campos debemos acceder a los "Perfiles" (Roles) de Business Central. Es interesante que el usuario sepa cual es el Rol que tiene configurado. Esto se puede ver en "Mi Configuración".

Seleccionamos nuestro Rol y en la cinta superior pulsamos "Personalizar Páginas"

El sistema nos muestra Business Central en formato diseño. Localizamos nuestra Pagina con el buscador y una vez situados en las líneas o cabeceras podemos ver los campos a diseñar como hemos visto siempre. La peculiaridad es que necesitamos que el sistema nos muestre los campos de la tabla y por tanto pulsaremos la primera opción de "Categoría": Campos de tabla que no están en el objeto de pagina.

Ahora el usuario puede arrastrar los campos a los que antes no tenía acceso y poder incluirlos en su página de trabajo.

Cuando pulse "Terminado" el sistema informa que cierre la pestaña de navegación pues se abrió una nueva sesión de Business Central para diseñar el Rol.

Si nunca se ha navegado por el modo personalización de perfiles indicar que las ordenes se dan pulsando y eligiendo la opción pertinente, la flecha roja indica el punto al que se esta haciendo referencia.

Pestañas Múltiples

Cuando se necesita trabajar en distintas sesiones para visualizar distintas empresas o distintas paginas de una misma empresa optamos por duplicar las pestañas en el navegador.

Ahora Business Central nos aporta más información en las pestañas para tener una referencia sobre la información que tenemos abierta.

Mostrar Detalles-"Look Up"

Cuando se abre un listado en un campo del sistema y queremos acceder a la ficha de tenían que dar dos pasos: Acceder a la Lista  (Alt + Flecha Abajo) y "Abrir Ficha":

Ahora pulsando "Mostrar Detalles" se abre la ficha directamente.

Fecha Documento Compra y Fecha Registro Contable

Hasta esta versión existían una relación directa entre estas dos fechas que nos traía alguna controversia pues al cambiar una se cambiaba la otra y este proceder no era compartido por todos los usuarios.

Ahora desde "Configuración de Compras y Pagos" se puede desligar esta relación entre fechas.

Buscador - "Dígame que Desea Hacer"

La herramienta de búsqueda también ha sido modificada para tener un mayor rendimiento. Para ello han quitado la búsqueda de apps en el market place y así se acelera su funcionalidad.

Como novedad incorpora la búsqueda de datos propios de la información maestra configurada. Debemos indicarle que tablas busca y cuales no en Configuración Búsqueda de Datos. 

Supongamos que busco un proveedor:

 Cuenta de asignación

A partir de esta versión contamos con una nueva forma de redistribuir los costes e ingresos directamente desde la mayoría de diarios y Facturas.

• Hasta la fecha se configuraban los diarios periódicos para redistribuir los costes e ingresos a los valores de dimensión definitivos.
• Ahora Business Central nos permite configurar unas fichas donde incluimos una clave de para distribuir aplicando la distribución % en la cuenta y los valores de dimensión que se requieran.
• Podremos observar al abrir las opciones del campo del diario "Tipo de Movimiento" y "Tipo Movimiento contrapartida" la línea de cuenta de asignación.
  • Cuando seleccionamos esta opción el sistema nos muestra las claves que tengamos creadas.

Para configurar las claves de distribución accedemos con el buscador:

Distribución Fija

El submenú Administrar nos permite hacer un simulacro de los cálculos e incluir dimensiones.

El importe superior se utiliza para realizar el simulacro de cálculo ya que el importe real se determina en el "Diario".

• N.º Cuenta Destino: es la cuenta que usa el sistema como contrapartida de la cuenta del diario.

Por ejemplo si necesitamos distribuir la nómina registrada en contabilidad entre distintas dimensiones accedemos al diario y determinamos la cuenta con el importe a distribuir. En otra línea seleccionamos el código de asignación.       Vista Previa del Registro

Distribución Líneas Factura (Fija)

En las líneas de documento se puede indicar en Tipo = Cuenta de asignación  y en N.º la plantilla de distribución que nos interesa.

En este ejemplo repartimos 1.000 € entre tres valores de dimensión.

Cuando se registra el documento el sistema distribuye el importe en el % establecido:

Distribución variable

La distribución variable viene a representar una distribución en base a la ponderación del saldo de las cuentas a distribuir. El % es calculado por el sistema, en este caso el usuario determina las cuentas que servirán como referente en la distribución (puede resultar práctico para repartir los costes indirectos en base a los ingresos de un periodo y valores de dimensión).

En el diario indicamos la cuenta que queremos distribuir.

En ficha de distribución dispone:

• Tipo Cuenta Destino: es la cuenta de contrapartida del diario donde se registrará el desglose.
• Tipo Cuenta Desglose: cuenta que usa el sistema para calcular el importe por periodo y así obtener el % ponderado.
• Periodo de Cálculo: Saldo a la Fecha, Mes……fórmula temporal Fecha Inicio..Fecha Fin

También permite el sistema usar Cuentas Estadísticas para determinar valores fuera de la contabilidad y así poder repartir por ejemplo por el número de empleados.

Heredar del Elemento Primario

Asignar ingresos y costos a múltiples cuentas del libro mayor - Business Central | Microsoft Learn

Consolidación entre diferentes entornos -Nueva API

Si las empresas están en distintos entornos (bases de datos de un servicio de la nube), tanto si se encuentran en el mismo o diferente inquilino (cliente/tenant), a partir de esta nueva versión no será necesario exportar ficheros TXT, podemos configurar un API (interfaz de aplicaciones) para que la información se comunique.

Esta URL se copia y se pega en la Unidad de Negocio de la otra BD.

Una vez conectados se puede realizar el proceso de consolidación en la empresa creada para este fin.

Actualizar la pagina en caso de error

En las versiones anteriores para salir de un mensaje de error pulsamos la opción Actualizar F5. En esta nueva versión han incluido dentro del mensaje de error la acción de refrescar con el icono

Empresas Vinculadas (Intercompany)

En esta versión de Business Central se ha creado una página que agrupa la configuración de las empresas vinculadas y sus socios. Antes se debía indicar el Socio Empresa en la página de "Información Empresa", después las Fichas Socios y por último el Plan Contable (IC). Se mantiene IC porque antes a las empresas vinculadas se las conocía como "Intercompany". Ahora también las dimensiones a usar en las operaciones entre empresas se determinan aquí.

Ajuste de Divisa

Si se activa la característica el sistema permite ajustar la divisa por movimiento permitiendo ajustar también la dimensión relacionada. Antes se realizaba el ajuste en un único asiento acumulado.

IVA Prorrata

En esta versión se ha incluido la gestión del IVA de Prorrata Especial permitiendo determinar que % de prorrata aplicar a cada operación.

Por defecto no se muestra y para activarlo se debe acceder a "VAT Setup". Una vez activado no se puede desactivar.

Ahora el sistema nos permite en Configuración de IVA determinar combinaciones de IVA para determinar el % de prorrata que se aplica a la operación.

En movimientos de IVA se puede ver el detalle de la prorrata:

Y en la Declaración de IVA se puede filtrar:

Almacén

Algunas de las mejoras de almacén para esta versión son:

• Navegación más sencilla drill down de los campos cantidad enviada y facturada

• Reservas contra Stock

• Política de Ubicación en Almacén Básico

• Opciones de Almacén para producción, ensamblados y proyectos

• Bloqueo de Compras y Ventas por Variante 

• Referencias de Producto x Fecha

• Impresión de Código de Barras de Producto

Pagos

Pagos Electrónicos - Anulación

Artículo Original: How to: Void Electronic Payments | Microsoft Learn

Anulación de la marca de exportado a fichero de pagos

Anulación desde el diario de pagos

Con este proceso se anulan todas las marcas de exportado para la cuenta seleccionada desde el diario. Para ello debemos acudir a la barra superior y acceder a: Relacionado >> Pagos>> Pagos Electrónicos >> Anular.

Condiciones:

• Solo tiene en cuenta líneas con tipo de pago "Pago electrónico"
• Si el tipo de cuenta es "Proveedor" solo funciona con "Tipo documento" "Pago"
• Si el tipo de cuenta es "Cliente" solo funciona con "Tipo documento" "Reembolso" 

Anulación de la exportación desde una orden de pago

Con este proceso se anulan todas las marcas de exportado para la orden de pago seleccionada. Para ello debemos acudir a la lupa en la parte superior derecha y buscar el informe "Anular Orden pago - Exportar"

Condiciones:

• El sistema solo comprueba que la línea de la orden se haya marcado como Exportado a fichero electrónico

Rangos IP Dinámicas de Azure

En este enlace - https://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=56519 - Rangos IP Dinámicas de Azure, consta el fichero json referente a los rangos de IP dinámicas definidos por Microsoft Azure semanalmente.

Para evitar los problemas de comunicación entre los entornos Business central Saas (Cloud) y los entorno locales, Microsoft recomienda hacer una revision semanal de estos ficheros y la consecuente modificación de las IP permitidas por el firewall local.

La region Azure a la que pertenece nuestro entorno se puede consultar desde la página de administrador del entorno

Debido a que Microsoft Azure maneja el uso sus servidores de forma autónoma en base a la region mas cercana (teniendo en cuenta las regulaciones de datos) no podemos asegurar que los entornos se mantengan en la region de Azure "West Europe". Se han dado casos en que la región ha pasado a North Europe.

Nos complace anunciar que contamos con un producto de nueva creación, "DNS Updater", que tiene la capacidad de resolver el problema para aquellos clientes en los que sea posible la aplicación del filtrado por nombre en su firewall. Para más información contacte con nuestro equipo comercial.

Facturación

Corrección de Facturas (Abono)

Fuente: https://www.boyerassoc.com/blog/how-to-correct-invoices-in-business-central

El proceso para corregir un documento registrado o una transacción en Business Central depende del origen de la transacción. Para corregir una factura registrada utilizaremos la función Corregir (tanto para las facturas de ventas como para las de compra).

Estas son las opciones disponibles para corregir una factura contabilizada en el lado de ventas o compras de su software de gestión empresarial.

Corrección de una factura de venta registrada

En la página Histórico de facturas venta, tiene las siguientes opciones en Acciones, Corregir:

• Corregir– Anula la factura de ventas registrada y crea una nueva factura de ventas que puede corregir antes de registrarla.
• Cancelar– Crea y registra un abono de venta que anula la factura de ventas registrada.
• Crear nota de abono correctiva – Crea un abono de ventas que se puede modificar y registrar manualmente y que anula la factura de ventas registrada.

Venta - Corregir

• Escriba "Histórico facturas ventas" en la barra de búsqueda.
• Busque la factura de venta registrada que desea corregir.
• En la página Histórico factura ventas, seleccione "Corregir" y a continuación "Corregir" (de nuevo). Aparecerá el siguiente mensaje:

• Haga clic en "sí". En este escenario, se crea una nueva factura. En esta nueva factura puede hacer los cambios necesarios y luego registrar.
  • No puede realizar esta acción para los movimientos cerrados o parcialmente pagados, ni para los movimientos que se crean con el módulo Cartera.

• La factura inicial que fue cancelada permanecerá en el sistema con fines de auditoría, pero los siguientes campos se actualizan en la factura original: Factura cancelada = Sí, Correctiva = No y Cerrada = Sí. Esto indica que la factura original está cerrada y cancelada, pero no es una factura correctiva. Automáticamente se crea un abono de venta y se aplica/registra a esa factura original. En la cabecera del abono registrado el campo Correctivo = Si
• NOTA: Todo esto se puede ver en las entradas del libro mayor de clientes. Nada se hace en Business Central sin seguimiento.
• Como puede ver a continuación, corregí la factura original P-SI00002 y como resultado, el sistema hizo dos entradas adicionales, una para la nueva factura y otra para el abono. Tenga en cuenta que siempre puede saber si algo se ha aplicado o cerrado completamente cuando el Importe restante = 0,00.

Venta - Nota de crédito correctiva

• Escriba "Histórico facturas venta" en la barra de búsqueda.
• Busque la factura de venta registrada que desea corregir.
• En la página Factura de ventas registrada, elija "Corregir" y luego "Crear abono correctivo".
• Puede realizar los ajustes necesarios en el abono. A continuación seleccione "Registrar"
• El sistema creará un abono y la aplicará contra la factura. NO crea una nueva factura.
• Las siguientes entradas del Libro de Clientes reflejan las dos entradas de nuestro ejemplo: la factura original y el abono. El Remanente = 0.00 en ambos indica que han sido aplicados el uno al otro.

Nota: Desde las entradas del Libro de Clientes siempre puede ver la aplicación. Si Cantidad restante = 0.00,significa que alguna transacción fue aplicada para satisfacer la transacción. Simplemente resaltando la entrada y seleccionando Navegar, Entrada, Entradas aplicadas, puede ver fácilmente lo que se aplicó a esta transacción. Puede ver estas aplicaciones desde cualquier ángulo, lo que significa que puede mirar un pago para ver a qué facturas se aplicó o puede mirar una factura para ver qué pagos o abonos se aplicaron contra ella.

Corrección de una factura de venta registrada

A continuación, echemos un vistazo a sus opciones en el lado de la compra. La funcionalidad que existe en el lado de compras es la siguiente:

• Corregir– Anula la factura de compra registrada y crea una nueva factura de compra que puede modificar antes de registrarla.
• Cancelar– Crea y registra un abono de compra que anula la factura de compra registrada.

Usar Corregir para anular una factura de venta registrada

• Vaya a la pagina de lista Factura de venta registrada
• Seleccione la factura de venta registrada y ábrala
• Haga clic en "Acciones", "Corregir" y luego en "Corregir" (otra vez).
• Aparecerá el siguiente mensaje:

• Haga clic en "sí". El sistema creará un abono de venta, lo aplicará a la factura de venta registrada y creará y mostrará la nueva factura para que pueda realizar modificaciones antes de registrarla.
• Vaya a las entradas del libro mayor de proveedores y verá lo siguiente:

• Como puede ver en el ejemplo anterior, el sistema creó abono de venta PCM100025, lo aplicó a la factura de compra PI100816 y creó una nueva factura de compra PI00817, que luego modifiqué y registré. El importe restante de la factura original y del abono es cero, lo que significa que se han procesado y aplicado por completo.
• Si volviera a desglosar esas entradas individuales, vería que la factura de venta original registrada  ahora muestra cancelada (véase la imagen resaltada a continuación), el abono de compra registrada recién creada y aplicada muestra correctivo, y la factura recién creada indica "no" en ambos campos.

Usar Cancelar para revertir una factura de compra registrada

• Vaya a la página de lista Factura de compra registrada.
• Seleccione la factura de compra registrada y ábrala.
• Haga clic en "Acciones", "Corregir" y luego en "Cancelar".
• Aparecerá el siguiente mensaje:

• Haga clic en "Sí". Se le dará la opción de abrir el abono registrado. De forma similar a nuestro ejemplo anterior, la factura de compra registrada mostrará "Sí" en el campo Cancelada (ver la imagen resaltada a continuación) y el abono de compra registrada mostrará "Sí" en el campo Correctiva. No se crea una nueva factura de compra.

NOTAS:

Como puede ver, los procesos anteriores funcionan si la factura de compra registrada aún no se ha pagado o si la factura de venta registrada aún no tiene efectivo aplicado contra ella. Si desea realizar una corrección después de que se haya producido cualquiera de estas actividades, primero deberá realizar las siguientes tareas:

• En el caso de las compras, deberá  ir a la cuenta bancaria y anular y cancelar financieramente la aplicación del cheque. La factura de compra contabilizada tendrá entonces un saldo restante si observa las entradas del libro mayor de proveedores. Estará entonces en la fase para realizar el proceso anterior.
• Para el lado de las ventas, tendrá que anular la solicitud y reembolsar la aplicación de efectivo para restablecer la factura de venta registrada con un saldo restante. Luego puede realizar los pasos anteriores.

Configuración de usuarios, permisos y roles

Configuración de idioma (ES)

El sistema de forma predeterminada queda medio en ingles medio en castellano por la configuración de idioma y región "Spanish (Spain, International Sort, Alfabetización tradicional)"

Para conseguir que Business Central esté enteramente en castellano cada usuario puede dirigirse a la rueda de configuración en la parte superior derecha de la pantalla.

Acceder seguidamente a "Mi configuración"

Y en esta página, seleccionar los tres puntos junto a la Región. Esta nueva página nos permitirá y marcar el idioma deseado: "Spanish (Spain, International Sort, Alfabetización internacional)".

Este paso se debe hacer también con el Idioma.

Una vez los usuarios han entrado por primera vez en el sistema, es posible modificar esta configuración en la página "Ajustes de usuario" entrando a la ficha del usuario y realizando las modificaciones necesarias para cada uno de ellos de forma individual.

Personalización de la página principal

Artículo Original: Dynamics 365 Business Central: How to customize Role Center in AL

Los accesos, facilidades y funciones disponibles en la página principal, que dependen del rol asignado al usuario, cambian para facilitar la navegación por el sistema y facilitar el acceso a datos importantes.

Primero accederemos a la rueda de opciones en la esquina superior derecha y seleccionaremos "Mi configuración". Este enlace nos abrirá la página de configuración para nuestro usuario.

Aqui seleccionaremos el rol

 

IA Agentes y Copilot

Experiencias de Copilot disponibles en Business Central

Articulo original: Agentes, copilot y funcionalidades de inteligencia artificial en aplicaciones de Dynamics 365 - Dynamics 365 | Microsoft Learn

Las siguientes experiencias de Copilot están disponibles en Business Central.

• Texto de marketing de elementos con tecnología de inteligencia artificial: Copilot proporciona asistencia de escritura con tecnología de IA para los usuarios de Business Central responsables de la creación de textos de marketing (descripciones de productos) en artículos vendidos en tiendas en línea, como Shopify.
  Sugerencias de texto de marketing con Copilot
• Análisis de datos en listas: Copilot permite expresar la estructura que desea en lenguaje natural y obtener un diseño sugerido como punto de partida. También puede ayudar agregando campos de tablas relacionadas.    
  Analiza datos en listas con Copilot
• Autocompletar campos con Copilot: Copilot rellena automáticamente los campos en blanco editables de la página. Estas sugerencias pueden estar basadas en sus datos de Business Central, generados por IA o basadas en información de la web.  Autofill con Copilot
• Chatear con Copilot sobre los datos empresariales: Los usuarios pueden formular preguntas sobre un agente que derive las respuestas de los datos a los que el usuario tiene acceso en Business Central.    
  Chat con Copilot
• Asignar documentos electrónicos a líneas de pedido de compra: Copilot mejora la asignación y la coincidencia de las líneas de facturas de los proveedores con los pedidos de compra. Reduce el tiempo invertido en las tareas que normalmente requieren una búsqueda exhaustiva, consulta y entrada de datos.    
  Mapear documentos electrónicos a líneas de órdenes de compra con Copilot
• Conciliar cuentas bancarias: La asistencia para la conciliación de cuentas bancarias es un conjunto de características con tecnología de IA que le ayudan a conciliar cuentas bancarias. Copilot usa la tecnología de inteligencia artificial para inspeccionar las transacciones no coincidentes e identificar más coincidencias, en función de las fechas, las cantidades y las descripciones.    
  Conciliar cuentas bancarias con Copilot
• Sugerir líneas en documentos de ventas: La sugerencia de línea de ventas puede ayudar a crear líneas en documentos de ventas, como ofertas, pedidos y facturas de ventas basados en entradas estructuradas o lenguaje natural.    
  Sugerir líneas en documentos de ventas con Copilot
• Sugerir elementos sustitutos: La capacidad de sustituciones de elementos sugeridos para Copilot puede acelerar el proceso de encontrar elementos similares que usar como sustitutos cuando el artículo solicitado originalmente está fuera de stock.   
  Sugerir elementos sustitutos con Copilot
• Sugerir serie de números: Copilot puede ayudarle a generar rápidamente series de números en Business Central con asistencia de inteligencia artificial, lo que hace que sea más rápido configurar patrones de numeración para documentos y registros.    
  Sugerir series de números con Copilot
• Resumir registros: Use Copilot para obtener un resumen rápido de un registro, como un cliente, un artículo o un pedido de ventas. Copilot usa IA para generar dos o tres viñetas concisas que proporcionan detalles e información sobre los datos.    
  Resumir utilizando Copilot
• Agente de pedidos de venta: Sales Order Agent ayuda a los usuarios de Business Central a automatizar el proceso de captura de pedidos de ventas. El agente usa ia para analizar las solicitudes de los clientes recibidas por correo electrónico y localiza al cliente en Business Central.    
  Información general del agente de pedidos de ventas
• Payables Agent: El procesamiento de las facturas de los proveedores suele crear cuellos de botella y requiere conocimientos de contabilidad y de mapeo de datos y reglas de negocio para registrar las facturas correctamente. El Agente de pagos supervisa los buzones de correo en busca de facturas entrantes de proveedores, utiliza IA para analizar el contenido de las facturas y muestra los borradores de facturas a los supervisores de agentes para su revisión.
  Información general del agente de pagos
  

Texto de marketing de elementos con tecnología de inteligencia artificial

Copilot proporciona asistencia de escritura con tecnología de IA para los usuarios de Business Central responsables de la creación de textos de marketing (descripciones de productos) en artículos vendidos en tiendas en línea, como Shopify.

• Con tan solo hacer clic en un botón, Copilot genera texto que es atractivo y creativo, y que destaca los atributos clave del elemento específico.    
• Con un poco de revisión y edición, está listo para publicarse.

Dónde se usa

Copilot está disponible en tarjetas de artículos (productos) en Business Central.

Cada artículo se puede administrar desde una tarjeta donde introduce detalles sobre el artículo, como sus dimensiones, coste o imagen. 
Esta tarjeta también incluye un cuadro para introducir texto de marketing. Este texto de marketing se puede publicar en su tienda en línea para promocionar el artículo.

COPILOT
Simplemente seleccionando la acción Borrador con Copilot en la tarjeta del artículo, Copilot generará un borrador de texto inteligente para usted. 
Cuando tiene una sugerencia que le gusta, la revisa y la edita para comprobar su precisión y luego la guarda.

Si Business Central está configurado para conectarse a su tienda en línea en Shopify, puede llevar este texto aún más lejos al publicarlo con el artículo directamente en su tienda seleccionando Agregar a Shopify.

Por qué y cómo usarlo

El texto generado por IA puede ayudarle a acelerar el tiempo de comercialización de los productos en las tiendas en línea al limitar el tiempo utilizado en la redacción de textos publicitarios. 

• Ofrece un borrador inteligente para empezar.
• Proporciona descripciones de productos más atractivas.
  
• Mejora la consistencia del contenido de marketing para las líneas de productos.

Debe pensar en el texto generado por IA solo como una sugerencia
En algunos casos, contener errores e incluso texto inapropiado, por lo que se requiere supervisión y revisión humana.
Antes de poner el texto a disposición del público, debe revisarlo para comprobar su precisión y realizar los cambios apropiados.

 

Agente de pedidos de ventas

Artículo original: Información general del agente de pedidos de ventas - Business Central | Microsoft Learn

El agente usa ia para analizar las solicitudes de los clientes recibidas por correo electrónico y localiza al cliente en Business Central.

• Si faltan detalles importantes o hay más opciones disponibles, el agente lleva a cabo conversaciones por correo electrónico en múltiples ocasiones para aclarar la solicitud
• Comprueba e informa al cliente sobre la disponibilidad de los elementos que busca.
• Proporciona una oferta  en PDF que incluye los artículos solicitados, las cantidades, las unidades de medida, los precios, los impuestos, las fechas de entrega solicitadas, la referencia del documento externo proporcionado y otros detalles importantes.

Activación y configuración

Para activarlo, especifique la bandeja de entrada de correo electrónico que desea que supervise el agente, sus preferencias para ciertos aspectos del comportamiento del agente y designe a los usuarios autorizados a usar el agente para procesar los pedidos de los clientes. Esto que permite que el agente actúe en nombre de una empresa, departamento o equipo, no solo de un usuario individual.

Permisos y perfiles

El agente opera dentro de los permisos y el perfil (rol) que le asigna el administrador. Los permisos definen a qué áreas del producto (tablas) tiene acceso el agente. El perfil describe los elementos de UX (páginas y acciones) con los que el agente puede interactuar durante su trabajo. Los permisos predeterminados y el perfil se asignan al agente listo para usar; sin embargo, los administradores pueden actualizar estos permisos según sea necesario.

Operation

El agente de pedidos de ventas está diseñado para ejecutarse de forma autónoma en segundo plano, utilizando IA para realizar sus tareas mientras mantiene a los usuarios informados sobre los pasos clave e involucrándolos cuando es necesario. Es posible que se necesite participación en escenarios específicos, por ejemplo, para revisar los mensajes salientes o proporcionar los detalles que faltan, en función de las preferencias configuradas.

Conceptualmente, el agente interactúa con la funcionalidad de Business Central de manera similar a como lo hacen los usuarios de Business Central.

Este enfoque permite un alto grado de flexibilidad y capacidad de adaptación para que el agente alcance su objetivo. La superficie de interacción y los pasos del agente no están codificados de forma dura; en su lugar, la inteligencia artificial las determina en función del contexto de cada paso.

Esta flexibilidad permite que el agente descubra e interactúe con campos y acciones personalizados relevantes. También puede intentar resolver automáticamente los errores de validación procesando los mensajes de error mostrados y ajustando la entrada en consecuencia.

Supervisión de correo electrónico y comunicaciones

El agente se basa en un despachador de correo electrónico interno que se ejecuta como un tarea en segundo plano para supervisar continuamente un buzón designado para solicitudes de artículos. El distribuidor desencadena al agente para realizar tareas y, a continuación, envía resultados, como cotizaciones de ventas preparadas o pedidos, al cliente en respuesta.

El agente ayuda a componer cuerpos de correo electrónico basados en el contexto de la paso actual. Por ejemplo, puede mostrar una lista de las existencias disponibles o una breve descripción de la oferta o pedido de venta adjunto. Además, puede detectar y marcar contenido de correo electrónico irrelevante o potencialmente malicioso, lo que incita a los usuarios a revisar y decidir cómo proceder.

Participación del cliente y del usuario de Business Central

Los usuarios pueden inspeccionar los pasos del agente y los documentos de venta creados. Pueden identificar fácilmente los datos introducidos por el agente en comparación con los datos generados por la propia lógica de negocios de Business Central. Si es necesario, los usuarios pueden proporcionar más información, como agregar descuentos o actualizar los costos de envío.

Si el cliente decide actualizar la oferta enviando otro correo electrónico con una lista de los cambios necesarios, el agente ayuda con estos cambios localizando la oferta y realizando las actualizaciones solicitadas. Una vez que el cliente confirma la exactitud de la cotización, el agente la convierte en un pedido de venta, que luego también se comparte con el cliente por correo electrónico, después de la confirmación del usuario.

El agente siempre involucra a los usuarios designados de Business Central para revisar y aprobar todos los mensajes salientes antes de que se envíen a los clientes.

Cómo el agente procesa las solicitudes

El agente supervisa un buzón designado para los correos electrónicos entrantes de los clientes sobre consultas sobre productos. El buzón se especifica en la configuración del agente de pedidos de ventas (obtenga más información en Configurar pedido de venta agente).

Cuando se recibe un correo electrónico, el agente analiza el correo electrónico (incluida la línea de asunto, el cuerpo y los datos adjuntos (si están configurados) para identificar las solicitudes de cita y extraer los detalles pertinentes. Los datos adjuntos pueden ser archivos PDF o de imagen. Extrae información relevante de estos archivos y genera un presupuesto de venta basado en el contenido.

Si el agente identifica una posible solicitud en un correo electrónico, comienza a preparar una oferta de ventas. Por ejemplo, comprueba si el cliente está registrado en Business Central. A continuación, comprueba la disponibilidad de los productos, crea una oferta de venta y prepara una respuesta por correo electrónico para el cliente que incluye la oferta como archivo PDF adjunto.

Algunos pasos requieren su intervención, como revisar la correspondencia por correo electrónico y ayudar al agente según sea necesario. Hasta que se crea un pedido, el agente gestiona los intercambios de correo electrónico de ida y vuelta con el cliente para resolver los detalles faltantes y permitir modificaciones a la solicitud original. Obtenga más información en Agente flujo de proceso.

Identificación de clientes/contactos y documentos relacionados

El agente garantiza que una solicitud de un cliente no pueda ser sobre las solicitudes de otro cliente. Cuando el agente procesa una solicitud, primero identifica al cliente en Business Central mediante la dirección de correo electrónico del remitente. El agente busca el correo electrónico entre los contactos registrados Business Central, las cotizaciones de ventas y los pedidos y, a continuación, busca el cliente vinculado a ese correo electrónico:

Para evitar que el agente solicite la intervención, el agente comprueba si el contacto está registrado. Si no está registrado, el agente muestra una notificación en la página de revisión de mensajes entrantes. Para resolver este problema, puede registrar un nuevo contacto o cliente o actualizar la información de contacto de un contacto o cliente existente. El agente genera la notificación para indicar que no se ha encontrado el correo electrónico de contacto.

Búsqueda de productos/artículos

El agente analiza los correos electrónicos entrantes para detectar parámetros para preparar una nueva oferta de ventas o actualizar una existente. Además de los propios productos, los parámetros pueden incluir los atributos del producto, las cantidades, las unidades de medida, la fecha de entrega solicitada, el número de documento externo, etc. A continuación, el agente busca estos elementos en el inventario de Business Central, dentro de una amplia gama de tablas relacionadas.

Aunque el agente puede encontrar productos basados en descripciones imprecisas e incompletas, su eficacia se ve afectada por la calidad de la información del producto en Business Central. Puede mejorar la capacidad del agente para encontrar productos mejorando las descripciones, los atributos, las categorías y el texto adicional de los artículos de su inventario.

 Nota:

Los datos recién especificados pueden tardar hasta 15 minutos en volverse accesibles a medida que el sistema vuelve a indexar las tablas en segundo plano.

Cuando encuentra los productos, el agente comprueba la disponibilidad de los productos analizando múltiples parámetros, como la cantidad requerida, la fecha de entrega, la ubicación, las recepciones programadas y planificadas, etc.

Cálculo de fechas de entrega utilizando la capacidad disponible para prometer

El Agente de pedidos de ventas incluye una opción para usar la funcionalidad capaz de prometer (CTP) de Business Central que permite al agente calcular la fecha de entrega más temprana posible para los artículos que no están actualmente en existencias.

CTP evalúa la capacidad de producción, las escalas de tiempo de adquisición y las restricciones de la cadena de suministro para determinar cuándo se puede entregar un elemento de forma realista. Esta funcionalidad se aplica incluso cuando los artículos no están actualmente en existencias y se deben producir o adquirir en función de los tiempos de entrega, no solo el inventario. Por ejemplo, supongamos que un cliente solicita 10 unidades de un artículo, pero solo seis están en existencias o en pedidos programados. CTP determina cuándo se pueden producir o generar las cuatro unidades restantes.

Obtenga más información sobre las fechas con capacidad para prometer en Cálculo de fechas de promesas ordenadas.

Funcionamiento de la capacidad de promesa

El Agente de pedidos de ventas utiliza la lógica capaz de prometer dentro de Business Central, que se basa en parte en la configuración definida en la página Order Promising Setup.

Cuando un cliente solicita un elemento, el agente comprueba el inventario. Si el artículo no está disponible, el agente calcula cuándo se puede enviar y genera una cotización con fechas de envío específicas basadas en:

El agente crea y envía una respuesta por correo electrónico al cliente que incluye las fechas de envío prometidas para los artículos. A continuación, continúa el proceso. Obtenga información sobre dónde se produce este paso en el proceso completo en el flujo General.

Agente flujo de proceso

Participants

En el procesamiento de una solicitud de oferta de venta se convierten en un pedido tres participantes:

Flujo general

El flujo general se ilustra en la figura, a la que siguen más detalles de los pasos. El flujo real puede variar en función de factores como las solicitudes de seguimiento, los cambios o cancelaciones en revisión, los problemas de bloqueo, etc.

Facturación por uso

El Agente de pedidos de ventas usa créditos de Copilot para interacciones de IA, que incurren en cargos basados en la complejidad de la interacción. Antes de usar el agente, configure un modelo de facturación para el entorno de Business Central. Obtenga más información en Administrar la facturación basada en el consumo.

 Importante

Cuando se agotan los créditos de Copilot, el agente deja de procesar nuevos correos electrónicos, pero sigue activo y programado. Cuando los créditos vuelven a estar disponibles, el agente reanuda y procesa automáticamente todos los correos electrónicos no leídos que se acumularon durante la interrupción. Para evitar el consumo no intencionado de créditos tras la renovación, desactive el agente cuando no necesite que esté en ejecución. Obtenga más información en Administrar el agente cuando se agoten los créditos de Copilot.

Pasos siguientes

Información relacionada

Configurar las capacidades de Copilot y del agente

Servicios de tipo de cambio de divisa

https://learn.microsoft.com/es-es/dynamics365/business-central/finance-how-update-currencies#adjust-exchange-rates

Habitualmente nuestros clientes nos solicitan la importación automática de tipos de cambio de divisas en Business Central. Microsoft integra dicha funcionalidad en su estándar.

Puede utilizar un servicio para actualizar los tipos de cambio automáticamente. 

La mayoría de los servicios de tipo de cambio proporcionan datos compatibles con el proceso de importación en Business Central. Sin embargo, a veces los datos tienen un formato diferente y necesita personalizar su proceso de importación.

Puede usar el marco de intercambio de datos para hacerlo agregando su propia codeunit. Probablemente necesite ayuda de un desarrollador para hacer eso. Para obtener más información, vaya a Configurar definiciones de intercambio de datos.

Seleccione Buscar (Alt+Q) en la esquina superior derecha, escriba Servicios de tipo de cambio de divisas y, a continuación, seleccione la acción Nuevo.

El siguiente vídeo muestra cómo puede conectarse a un servicio de cambio de divisas, usando como ejemplo el Banco Central Europeo: Dynamics 365 Business Central - Connect to an Online Service to Update Currency Exchange Rates - YouTube

En el segmento del video que describe cómo configurar asignaciones de campo, la configuración en la columna Origen para Nodo principal para el código de divisa es incorrecta y solo devuelve la primera divisa encontrada. La configuración debería ser
/gesmes:Envelope/Code/Code/Code.

Asigne los campos del archivo XML de la url a la tabla de tipos de cambio de moneda en el campo de origen (Source).

Aplique las reglas de transformación necesarias.

Active el control de alternancia a Habilitado para habilitar el servicio. Este paso activa la cola de trabajo para la ejecucion periodica

El servicio no ajusta los tipos de cambio en las transacciones ya publicadas. 
Para actualizar los tipos de cambio de las entradas publicadas, utilice el trabajo por lotes Ajuste de tipos de cambio.
El proceso por lotes también puede actualizar otros importes en la divisa adicional de los movimientos de contabilidad.

Importante: Antes de utilizar el trabajo por lotes, debe introducir los tipos de cambio de ajuste que se usan para ajustar los saldos en divisa extranjera. Debe hacerlo en la página Tipos cambio divisa.

Ajustar tipos de cambio

Puesto que los tipos de cambio fluctúan constantemente, las divisas se deben ajustar regularmente. Además, debe actualizar las entradas diarias publicadas antes de ingresar un tipo de cambio diario.

Puede obtener una vista previa del efecto que tiene un ajuste en la tasa de cambio seleccionando la acción Vista previa de registro en el informe Ajustar tipos de cambio (Informe 596).
En la página de solicitud puede especificar qué incluir en la vista previa: el registro detallado del libro mayor por movimiento o con un resumen por divisa (seleccione Ajustar por movimiento en el campo Ajuste de tasas de cambio)

Efecto en clientes y proveedores

En las cuentas de proveedores y clientes, el proceso usa el tipo de cambio vigente en la fecha de registro especificada en el proceso para ajustar la divisa.

El proceso calcula las diferencias de cada uno de los saldos en divisa y registra los importes en la cuenta especificada en el campo Cta. dif. pos. no realizadas o en el campo Cta. dif. neg. no realizadas de la página Divisas. 
Los movimientos de contrapartida se registran automáticamente en la cuenta de cobros y pagos de la contabilidad.

El proceso utiliza todos los movimientos de clientes y de proveedores.
Si hay un tipo de cambio diferente para un movimiento, el proceso crea un nuevo movimiento detallado de cliente o de proveedor. El nuevo asiento refleja el importe ajustado en el asiento contable del cliente o proveedor.

Efecto sobre cuentas bancarias

En el caso de las cuentas bancarias, el trabajo por lotes ajusta la moneda utilizando el tipo de cambio que esté vigente en la fecha de contabilización especificada en el trabajo por lotes.

El proceso calcula las diferencias de cada banco, registra los importes en la cuenta contable especificada en el campo Cta. dif. pos. realizadas o en el campo Cta. dif. neg. realizadas de la página Divisas y genera un movimiento por divisa por grupo contable.

Los movimientos de contrapartida se registran automáticamente en las cuentas de bancos especificadas en los grupos contables de bancos. 

Efecto sobre cuentas de Libro Mayor

Si registra en otra divisa adicional, puede hacer que el proceso genere movimientos nuevos de contabilidad para realizar ajustes entre la divisa local y otra divisa.

El trabajo por lotes calcula las diferencias para cada movimiento del libro mayor y ajusta el movimiento en función del valor que figure en el campo Ajuste tipo cambio para cada cuenta.