IA Agentes y Copilot

• Experiencias de Copilot disponibles en Business Central
• Texto de marketing de elementos con tecnología de inteligencia artificial
• Agente de pedidos de ventas

Experiencias de Copilot disponibles en Business Central

Articulo original: Agentes, copilot y funcionalidades de inteligencia artificial en aplicaciones de Dynamics 365 - Dynamics 365 | Microsoft Learn

Las siguientes experiencias de Copilot están disponibles en Business Central.

• Texto de marketing de elementos con tecnología de inteligencia artificial: Copilot proporciona asistencia de escritura con tecnología de IA para los usuarios de Business Central responsables de la creación de textos de marketing (descripciones de productos) en artículos vendidos en tiendas en línea, como Shopify.
  Sugerencias de texto de marketing con Copilot
• Análisis de datos en listas: Copilot permite expresar la estructura que desea en lenguaje natural y obtener un diseño sugerido como punto de partida. También puede ayudar agregando campos de tablas relacionadas.    
  Analiza datos en listas con Copilot
• Autocompletar campos con Copilot: Copilot rellena automáticamente los campos en blanco editables de la página. Estas sugerencias pueden estar basadas en sus datos de Business Central, generados por IA o basadas en información de la web.  Autofill con Copilot
• Chatear con Copilot sobre los datos empresariales: Los usuarios pueden formular preguntas sobre un agente que derive las respuestas de los datos a los que el usuario tiene acceso en Business Central.    
  Chat con Copilot
• Asignar documentos electrónicos a líneas de pedido de compra: Copilot mejora la asignación y la coincidencia de las líneas de facturas de los proveedores con los pedidos de compra. Reduce el tiempo invertido en las tareas que normalmente requieren una búsqueda exhaustiva, consulta y entrada de datos.    
  Mapear documentos electrónicos a líneas de órdenes de compra con Copilot
• Conciliar cuentas bancarias: La asistencia para la conciliación de cuentas bancarias es un conjunto de características con tecnología de IA que le ayudan a conciliar cuentas bancarias. Copilot usa la tecnología de inteligencia artificial para inspeccionar las transacciones no coincidentes e identificar más coincidencias, en función de las fechas, las cantidades y las descripciones.    
  Conciliar cuentas bancarias con Copilot
• Sugerir líneas en documentos de ventas: La sugerencia de línea de ventas puede ayudar a crear líneas en documentos de ventas, como ofertas, pedidos y facturas de ventas basados en entradas estructuradas o lenguaje natural.    
  Sugerir líneas en documentos de ventas con Copilot
• Sugerir elementos sustitutos: La capacidad de sustituciones de elementos sugeridos para Copilot puede acelerar el proceso de encontrar elementos similares que usar como sustitutos cuando el artículo solicitado originalmente está fuera de stock.   
  Sugerir elementos sustitutos con Copilot
• Sugerir serie de números: Copilot puede ayudarle a generar rápidamente series de números en Business Central con asistencia de inteligencia artificial, lo que hace que sea más rápido configurar patrones de numeración para documentos y registros.    
  Sugerir series de números con Copilot
• Resumir registros: Use Copilot para obtener un resumen rápido de un registro, como un cliente, un artículo o un pedido de ventas. Copilot usa IA para generar dos o tres viñetas concisas que proporcionan detalles e información sobre los datos.    
  Resumir utilizando Copilot
• Agente de pedidos de venta: Sales Order Agent ayuda a los usuarios de Business Central a automatizar el proceso de captura de pedidos de ventas. El agente usa ia para analizar las solicitudes de los clientes recibidas por correo electrónico y localiza al cliente en Business Central.    
  Información general del agente de pedidos de ventas
• Payables Agent: El procesamiento de las facturas de los proveedores suele crear cuellos de botella y requiere conocimientos de contabilidad y de mapeo de datos y reglas de negocio para registrar las facturas correctamente. El Agente de pagos supervisa los buzones de correo en busca de facturas entrantes de proveedores, utiliza IA para analizar el contenido de las facturas y muestra los borradores de facturas a los supervisores de agentes para su revisión.
  Información general del agente de pagos
  

Texto de marketing de elementos con tecnología de inteligencia artificial

Copilot proporciona asistencia de escritura con tecnología de IA para los usuarios de Business Central responsables de la creación de textos de marketing (descripciones de productos) en artículos vendidos en tiendas en línea, como Shopify.

• Con tan solo hacer clic en un botón, Copilot genera texto que es atractivo y creativo, y que destaca los atributos clave del elemento específico.    
• Con un poco de revisión y edición, está listo para publicarse.

Dónde se usa

Copilot está disponible en tarjetas de artículos (productos) en Business Central.

Cada artículo se puede administrar desde una tarjeta donde introduce detalles sobre el artículo, como sus dimensiones, coste o imagen. 
Esta tarjeta también incluye un cuadro para introducir texto de marketing. Este texto de marketing se puede publicar en su tienda en línea para promocionar el artículo.

COPILOT
Simplemente seleccionando la acción Borrador con Copilot en la tarjeta del artículo, Copilot generará un borrador de texto inteligente para usted. 
Cuando tiene una sugerencia que le gusta, la revisa y la edita para comprobar su precisión y luego la guarda.

Si Business Central está configurado para conectarse a su tienda en línea en Shopify, puede llevar este texto aún más lejos al publicarlo con el artículo directamente en su tienda seleccionando Agregar a Shopify.

Por qué y cómo usarlo

El texto generado por IA puede ayudarle a acelerar el tiempo de comercialización de los productos en las tiendas en línea al limitar el tiempo utilizado en la redacción de textos publicitarios. 

• Ofrece un borrador inteligente para empezar.
• Proporciona descripciones de productos más atractivas.
  
• Mejora la consistencia del contenido de marketing para las líneas de productos.

Debe pensar en el texto generado por IA solo como una sugerencia
En algunos casos, contener errores e incluso texto inapropiado, por lo que se requiere supervisión y revisión humana.
Antes de poner el texto a disposición del público, debe revisarlo para comprobar su precisión y realizar los cambios apropiados.

 

Agente de pedidos de ventas

Artículo original: Información general del agente de pedidos de ventas - Business Central | Microsoft Learn

El agente usa ia para analizar las solicitudes de los clientes recibidas por correo electrónico y localiza al cliente en Business Central.

• Si faltan detalles importantes o hay más opciones disponibles, el agente lleva a cabo conversaciones por correo electrónico en múltiples ocasiones para aclarar la solicitud
• Comprueba e informa al cliente sobre la disponibilidad de los elementos que busca.
• Proporciona una oferta  en PDF que incluye los artículos solicitados, las cantidades, las unidades de medida, los precios, los impuestos, las fechas de entrega solicitadas, la referencia del documento externo proporcionado y otros detalles importantes.

Activación y configuración

Para activarlo, especifique la bandeja de entrada de correo electrónico que desea que supervise el agente, sus preferencias para ciertos aspectos del comportamiento del agente y designe a los usuarios autorizados a usar el agente para procesar los pedidos de los clientes. Esto que permite que el agente actúe en nombre de una empresa, departamento o equipo, no solo de un usuario individual.

Permisos y perfiles

El agente opera dentro de los permisos y el perfil (rol) que le asigna el administrador. Los permisos definen a qué áreas del producto (tablas) tiene acceso el agente. El perfil describe los elementos de UX (páginas y acciones) con los que el agente puede interactuar durante su trabajo. Los permisos predeterminados y el perfil se asignan al agente listo para usar; sin embargo, los administradores pueden actualizar estos permisos según sea necesario.

Operation

El agente de pedidos de ventas está diseñado para ejecutarse de forma autónoma en segundo plano, utilizando IA para realizar sus tareas mientras mantiene a los usuarios informados sobre los pasos clave e involucrándolos cuando es necesario. Es posible que se necesite participación en escenarios específicos, por ejemplo, para revisar los mensajes salientes o proporcionar los detalles que faltan, en función de las preferencias configuradas.

Conceptualmente, el agente interactúa con la funcionalidad de Business Central de manera similar a como lo hacen los usuarios de Business Central.

Este enfoque permite un alto grado de flexibilidad y capacidad de adaptación para que el agente alcance su objetivo. La superficie de interacción y los pasos del agente no están codificados de forma dura; en su lugar, la inteligencia artificial las determina en función del contexto de cada paso.

Esta flexibilidad permite que el agente descubra e interactúe con campos y acciones personalizados relevantes. También puede intentar resolver automáticamente los errores de validación procesando los mensajes de error mostrados y ajustando la entrada en consecuencia.

Supervisión de correo electrónico y comunicaciones

El agente se basa en un despachador de correo electrónico interno que se ejecuta como un tarea en segundo plano para supervisar continuamente un buzón designado para solicitudes de artículos. El distribuidor desencadena al agente para realizar tareas y, a continuación, envía resultados, como cotizaciones de ventas preparadas o pedidos, al cliente en respuesta.

El agente ayuda a componer cuerpos de correo electrónico basados en el contexto de la paso actual. Por ejemplo, puede mostrar una lista de las existencias disponibles o una breve descripción de la oferta o pedido de venta adjunto. Además, puede detectar y marcar contenido de correo electrónico irrelevante o potencialmente malicioso, lo que incita a los usuarios a revisar y decidir cómo proceder.

Participación del cliente y del usuario de Business Central

Los usuarios pueden inspeccionar los pasos del agente y los documentos de venta creados. Pueden identificar fácilmente los datos introducidos por el agente en comparación con los datos generados por la propia lógica de negocios de Business Central. Si es necesario, los usuarios pueden proporcionar más información, como agregar descuentos o actualizar los costos de envío.

Si el cliente decide actualizar la oferta enviando otro correo electrónico con una lista de los cambios necesarios, el agente ayuda con estos cambios localizando la oferta y realizando las actualizaciones solicitadas. Una vez que el cliente confirma la exactitud de la cotización, el agente la convierte en un pedido de venta, que luego también se comparte con el cliente por correo electrónico, después de la confirmación del usuario.

El agente siempre involucra a los usuarios designados de Business Central para revisar y aprobar todos los mensajes salientes antes de que se envíen a los clientes.

Cómo el agente procesa las solicitudes

El agente supervisa un buzón designado para los correos electrónicos entrantes de los clientes sobre consultas sobre productos. El buzón se especifica en la configuración del agente de pedidos de ventas (obtenga más información en Configurar pedido de venta agente).

Cuando se recibe un correo electrónico, el agente analiza el correo electrónico (incluida la línea de asunto, el cuerpo y los datos adjuntos (si están configurados) para identificar las solicitudes de cita y extraer los detalles pertinentes. Los datos adjuntos pueden ser archivos PDF o de imagen. Extrae información relevante de estos archivos y genera un presupuesto de venta basado en el contenido.

Si el agente identifica una posible solicitud en un correo electrónico, comienza a preparar una oferta de ventas. Por ejemplo, comprueba si el cliente está registrado en Business Central. A continuación, comprueba la disponibilidad de los productos, crea una oferta de venta y prepara una respuesta por correo electrónico para el cliente que incluye la oferta como archivo PDF adjunto.

Algunos pasos requieren su intervención, como revisar la correspondencia por correo electrónico y ayudar al agente según sea necesario. Hasta que se crea un pedido, el agente gestiona los intercambios de correo electrónico de ida y vuelta con el cliente para resolver los detalles faltantes y permitir modificaciones a la solicitud original. Obtenga más información en Agente flujo de proceso.

Identificación de clientes/contactos y documentos relacionados

El agente garantiza que una solicitud de un cliente no pueda ser sobre las solicitudes de otro cliente. Cuando el agente procesa una solicitud, primero identifica al cliente en Business Central mediante la dirección de correo electrónico del remitente. El agente busca el correo electrónico entre los contactos registrados Business Central, las cotizaciones de ventas y los pedidos y, a continuación, busca el cliente vinculado a ese correo electrónico:

Para evitar que el agente solicite la intervención, el agente comprueba si el contacto está registrado. Si no está registrado, el agente muestra una notificación en la página de revisión de mensajes entrantes. Para resolver este problema, puede registrar un nuevo contacto o cliente o actualizar la información de contacto de un contacto o cliente existente. El agente genera la notificación para indicar que no se ha encontrado el correo electrónico de contacto.

Búsqueda de productos/artículos

El agente analiza los correos electrónicos entrantes para detectar parámetros para preparar una nueva oferta de ventas o actualizar una existente. Además de los propios productos, los parámetros pueden incluir los atributos del producto, las cantidades, las unidades de medida, la fecha de entrega solicitada, el número de documento externo, etc. A continuación, el agente busca estos elementos en el inventario de Business Central, dentro de una amplia gama de tablas relacionadas.

Aunque el agente puede encontrar productos basados en descripciones imprecisas e incompletas, su eficacia se ve afectada por la calidad de la información del producto en Business Central. Puede mejorar la capacidad del agente para encontrar productos mejorando las descripciones, los atributos, las categorías y el texto adicional de los artículos de su inventario.

 Nota:

Los datos recién especificados pueden tardar hasta 15 minutos en volverse accesibles a medida que el sistema vuelve a indexar las tablas en segundo plano.

Cuando encuentra los productos, el agente comprueba la disponibilidad de los productos analizando múltiples parámetros, como la cantidad requerida, la fecha de entrega, la ubicación, las recepciones programadas y planificadas, etc.

Cálculo de fechas de entrega utilizando la capacidad disponible para prometer

El Agente de pedidos de ventas incluye una opción para usar la funcionalidad capaz de prometer (CTP) de Business Central que permite al agente calcular la fecha de entrega más temprana posible para los artículos que no están actualmente en existencias.

CTP evalúa la capacidad de producción, las escalas de tiempo de adquisición y las restricciones de la cadena de suministro para determinar cuándo se puede entregar un elemento de forma realista. Esta funcionalidad se aplica incluso cuando los artículos no están actualmente en existencias y se deben producir o adquirir en función de los tiempos de entrega, no solo el inventario. Por ejemplo, supongamos que un cliente solicita 10 unidades de un artículo, pero solo seis están en existencias o en pedidos programados. CTP determina cuándo se pueden producir o generar las cuatro unidades restantes.

Obtenga más información sobre las fechas con capacidad para prometer en Cálculo de fechas de promesas ordenadas.

Funcionamiento de la capacidad de promesa

El Agente de pedidos de ventas utiliza la lógica capaz de prometer dentro de Business Central, que se basa en parte en la configuración definida en la página Order Promising Setup.

Cuando un cliente solicita un elemento, el agente comprueba el inventario. Si el artículo no está disponible, el agente calcula cuándo se puede enviar y genera una cotización con fechas de envío específicas basadas en:

El agente crea y envía una respuesta por correo electrónico al cliente que incluye las fechas de envío prometidas para los artículos. A continuación, continúa el proceso. Obtenga información sobre dónde se produce este paso en el proceso completo en el flujo General.

Agente flujo de proceso

Participants

En el procesamiento de una solicitud de oferta de venta se convierten en un pedido tres participantes:

Flujo general

El flujo general se ilustra en la figura, a la que siguen más detalles de los pasos. El flujo real puede variar en función de factores como las solicitudes de seguimiento, los cambios o cancelaciones en revisión, los problemas de bloqueo, etc.

Facturación por uso

El Agente de pedidos de ventas usa créditos de Copilot para interacciones de IA, que incurren en cargos basados en la complejidad de la interacción. Antes de usar el agente, configure un modelo de facturación para el entorno de Business Central. Obtenga más información en Administrar la facturación basada en el consumo.

 Importante

Cuando se agotan los créditos de Copilot, el agente deja de procesar nuevos correos electrónicos, pero sigue activo y programado. Cuando los créditos vuelven a estar disponibles, el agente reanuda y procesa automáticamente todos los correos electrónicos no leídos que se acumularon durante la interrupción. Para evitar el consumo no intencionado de créditos tras la renovación, desactive el agente cuando no necesite que esté en ejecución. Obtenga más información en Administrar el agente cuando se agoten los créditos de Copilot.

Pasos siguientes

Información relacionada

Configurar las capacidades de Copilot y del agente