Configuracion
Conexión y credenciales
El campo de aprobaciones activadas es el campo principal de la configuracion, si este campo se encuentra desactivado no se ejecuta ninguna funcionalidad.
Al marcarlo, la extensión crea automáticamente dos tareas programadas recurrentes (actualizacion de estado de aprobacion & envio de documentos pendientes) al desmarcarlo, las elimina.
El campo Modo alterna entre Demostración y Producción, y al cambiarlo se reescriben automáticamente las dos direcciones del servicio:
- en Producción apuntan a la dirección de la API y al portal de aprobaciones;
- en Demostración a los equivalentes de pruebas.
Cualquier cambio en la dirección de la API, en el usuario o en la contraseña provoca el borrado inmediato del testigo de sesión almacenado, de modo que la siguiente operación fuerza una autenticación nueva.
Activación y selección de empresa
El campo "Cód. empresa" permite al usuario seleccionar una de sus empresas disponibles.
La marca "Borrar adjuntos tras el envío" hace que, cuando la plataforma confirma la recepción de los ficheros, Business Central borre el adjunto local y lo sustituya por un enlace al fichero alojado en la nube.
Existe además un indicador llamado Approvals V2 que selecciona la generación de la interfaz de la plataforma y modifica tanto la dirección de la API como el método de autenticación.
Configuración de documentos de aprobación
Esta página define qué documentos entran en el circuito y qué información se envía de cada uno. Cada línea representa un tipo de documento y se identifica con un código y una descripción.
- Al asignar el "Tipo de documento", la extensión genera automáticamente la estructura de tablas y campos que se enviará. Esa generación es específica de cada tipo y está codificada en la propia extensión.
- El indicador Activado es el que pone en marcha la configuración. Mientras está activado no se pueden modificar ni las tablas ni los campos asociados
- El campo “Enviar solo si el documento tiene un adjunto” condiciona el envío a la existencia de un fichero. Es el campo sobre el que actúa el complemento de Document Capture
El campo “Registro automático” hace que, cuando la plataforma devuelve el estado aprobado, Business Central registre el documento sin intervención del usuario. Solo aplica a la factura para registro, al abono para registro y a la oferta de compra.
Tablas y campos
La marca de "Enviar documentos adjuntos" determina la tabla a la que van relacionados los archivos que se envian a approvals
Dentro de cada tabla se enumeran los campos que se envían, indicando el nombre con el que viajan a la plataforma y el número de campo de Business Central.
Existe una casilla llamada “Enviar valores a aprobaciones” cuyo efecto va más allá del envío:
- sincroniza con la plataforma el maestro de valores de ese campo
- convierte el campo en obligatorio
- su validación se ejecuta antes de registrar el documento, sobre la cabecera y sobre todas las líneas cuyo tipo no esté en blanco.
Esta casilla debe reservarse para campos que el negocio exija cumplimentar siempre.